INQA-Coaching mit Brain-Power

Bis zu 80 % Zuschuss für Ihr Digitalisierungsprojekt

Brain-Power digitalisiert und automatisiert Ihre Buchhaltungs- und Dokumentenprozesse – praxisnah, unabhängig und mit staatlicher Förderung.

Bis zu 12 Coaching-Tage werden mit bis zu 80 % gefördert. Mit Brain-Power arbeiten Sie bis zu 7 Monate an der Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Wir haben über 100+ Kunden erfolgreich digitalisiert

INQA-Coaching mit Brain-Power:

Ihr geförderter Weg in die digitale Zukunft

Wir unterstützen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) dabei, passgenaue betriebliche Antworten auf den digitalen Wandel im Bereich Rechnungswesen zu finden. Das Förderprogramm INQA-Coaching ermöglicht es, bis zu 80 % der Beratungskosten erstattet zu bekommen – für eine nachhaltige und mitarbeiterorientierte Transformation.

Was ist INQA ?

INQA – Initiative Neue Qualität der Arbeit ist ein bundesweites Förderprogramm, das Unternehmen dabei unterstützt, den Wandel der Arbeitswelt aktiv zu gestalten.

Mit praxisnaher Beratung, Coaching und gezielter Projektförderung hilft INQA dabei, zukunftsfähige Arbeitsbedingungen zu schaffen und Fachkräfte langfristig zu sichern.

Initiiert vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales und getragen von einem starken Partnernetzwerk, ist INQA eine verlässliche Begleitung für Unternehmen, die Veränderung anpacken wollen – ganz ohne starre Vorgaben, sondern individuell, nachhaltig und praxisorientiert.

Unser Fokus im Rahmen des INQA-Coachings liegt auf:

Förderfähige Umsetzung:

Profitieren Sie von unserem Know-how mit einem Zuschuss von bis zu 80% – für Unternehmen in ganz Deutschland.

Praxisnahe Digitalisierung:

Wir unterstützen Sie konkret bei der Digitalisierung Ihrer Buchhaltungs- und Belegprozesse.

Strukturierte Vorgehensweise:

Von der detaillierten Analyse bis zur Implementierung der passenden Lösungen begleiten wir Sie Schritt für Schritt.

Zertifizierte Expertise:

Als autorisierter INQA-Coach begleitet Brain-Power Sie durch den gesamten Prozess - von der ersten Analyse bis zur erfolgreichen Umsetzung.

Jetzt kostenlose Erstberatung vereinbaren

Gemeinsam gestalten wir Ihre Digitalisierung.

Digitalisieren Sie ihre Buchhaltung mit INQA:

Diese Leistungen können Sie sich fördern lassen

Analyse & Prozessaufnahme:

Gründliche Erfassung der bestehenden Abläufe und Systeme – mit dem Blick fürs Ganze und fürs Detail.

Individuelle Digitalisierungsstrategie:

Entwicklung eines passgenauen, wirtschaftlich sinnvollen Fahrplans – auf Basis Ihrer Unternehmensziele.

Zentrale Dokumenten- & Belegverfügbarkeit:

Aufbau zentraler Ablagestrukturen – standortübergreifend und jederzeit zugänglich.

Rechtssichere Archivierung & Dokumentation:

Umsetzung gesetzlicher Anforderungen inkl. GoBD-konformer Abläufe und digitaler Nachvollziehbarkeit.

Softwareunabhängige Beratung:

Empfehlungen ohne Herstellerbindung – für Lösungen, die wirklich zu Ihren Anforderungen passen.

Schulung & Onboarding Ihrer Teams:

Praxisnahe Begleitung bei der Einführung – mit Verständnis für Ihre Mitarbeitenden.

Einführung klarer digitaler Prozesse:

Strukturierte Workflows für Belege, Aufgaben und Fristen – digital, nachvollziehbar, effizient.

Begleitung bei der Umsetzung & Integration:

Wir bleiben an Ihrer Seite – auch nach Projektstart – und passen die Lösung bei Bedarf dynamisch an.

Automatisierung von Routinetätigkeiten:

Einrichtung intelligenter Automatisierungen zur Entlastung der Mitarbeiter:innen.

Controlling & digitale Auswertungsmöglichkeiten

Einrichtung von Dashboards und Reportings – für aktuelle Zahlen und fundierte Entscheidungen auf Knopfdruck

FAQs zum INQA Coaching

Häufige Fragen

Falls die gesuchte Frage oder Antwort nicht dabei war, zögern Sie bitte nicht, uns direkt zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihr Anliegen zu klären.

Schreiben Sie uns: info@brain-power.de

Was genau ist INQA-Coaching und für wen ist es gedacht?

INQA-Coaching ist ein bundesweites Förderprogramm des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS), das kleine und mittlere Unternehmen bei der zukunftsorientierten Gestaltung ihrer Arbeitswelt unterstützt. Das Programm zielt darauf ab, betriebliche Prozesse zu modernisieren, Fachkräfte zu sichern und die Arbeitsbedingungen nachhaltig zu verbessern – insbesondere durch Digitalisierung. Brain-Power ist als zertifizierter INQA-Coach autorisiert, Sie durch den gesamten Prozess zu begleiten. Gefördert werden KMUs mit mindestens einem sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter, die seit mindestens zwei Jahren bestehen (bei Rechtsformwechsel fünf Jahre). Das Förderprogramm ist ideal für Unternehmen, die ihre Buchhaltungs- und Belegprozesse digitalisieren möchten, aber die Investitionskosten scheuen. Mit bis zu 80% Zuschuss wird Digitalisierung für fast jedes KMU finanzierbar.

QuickCheck zur Förderung machen

Wie hoch ist die INQA-Förderung und was wird konkret bezuschusst?

Die INQA-Förderung übernimmt bis zu 80% der Beratungskosten für Ihr Digitalisierungsprojekt. Konkret werden bis zu 12 Coaching-Tage gefördert, wobei jeder Tag mit maximal 1.200 Euro angesetzt wird. Bei voller Ausschöpfung bedeutet das: Gesamtkosten von 14.400 Euro, wovon Sie nur 2.880 Euro (20%) selbst tragen – der Staat übernimmt 11.520 Euro. Diese 12 Coaching-Tage verteilen sich typischerweise über 4-7 Monate und umfassen alle Leistungen von Brain-Power: Analyse Ihrer bestehenden Prozesse, Entwicklung einer individuellen Digitalisierungsstrategie, Auswahl und Implementierung passender Software-Lösungen, Einrichtung von Workflows, Schulung Ihrer Mitarbeiter und Begleitung in der Startphase. Zusätzlich entstehen Kosten für Software-Lizenzen und ggf. Hardware, die nicht förderfähig sind, aber ebenfalls transparent kalkuliert werden.

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Erfüllt mein Unternehmen die Voraussetzungen für INQA-Coaching?

Die Fördervoraussetzungen sind klar definiert: Ihr Unternehmen muss (1) eine rechtlich selbstständige Einheit, freie Berufsgruppe oder gemeinnützige Organisation sein, (2) seinen Sitz in Deutschland haben, (3) mindestens einen sozialversicherungspflichtigen Vollzeit-Mitarbeiter beschäftigen, (4) einen Jahresumsatz unter 50 Mio. Euro oder eine Bilanzsumme unter 43 Mio. Euro aufweisen und (5) seit mindestens zwei Jahren bestehen (bei Rechtsformwechsel fünf Jahre). Wichtig: Auch Freiberufler, Arztpraxen, Anwaltskanzleien oder gemeinnützige Organisationen sind förderfähig, nicht nur klassische GmbHs. Mit unserem QuickCheck auf der INQA-Seite können Sie innerhalb von 2 Minuten prüfen, ob Ihr Unternehmen die Kriterien erfüllt. Bei mittlerer oder hoher Förderwahrscheinlichkeit klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch die Details.

QuickCheck starten

Wie läuft der Antragsprozess für INQA-Coaching ab?

Der Antragsprozess ist einfacher als viele denken, und wir begleiten Sie bei jedem Schritt. So funktioniert’s: (1) Sie nehmen Kontakt zu Brain-Power auf – wir sind Ihr erster Ansprechpartner als zertifizierter INQA-Coach. (2) Wir übermitteln alle notwendigen Informationen vollautomatisiert an die zuständige INQA-Beratungsstelle (IBS). (3) Die IBS prüft, ob alle Fördervoraussetzungen erfüllt sind. (4) Bei positiver Prüfung erhalten Sie von der IBS den INQA-Coaching-Scheck ausgestellt. (5) Sie lösen den Coaching-Scheck bei uns ein, und das Projekt startet. Der gesamte Prozess dauert in der Regel 2-4 Wochen. Wichtig: Sie müssen nicht selbst komplizierte Formulare ausfüllen oder Behördengänge absolvieren – wir übernehmen die administrativen Aufgaben und halten Sie informiert.

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Welche konkreten Leistungen umfasst das INQA-Coaching mit Brain-Power?

Im Rahmen des INQA-Coachings begleitet Brain-Power Sie umfassend bei der Digitalisierung Ihres Rechnungswesens. Die förderfähigen Leistungen umfassen: (1) Gründliche Analyse und Prozessaufnahme Ihrer bestehenden Abläufe, (2) Entwicklung einer individuellen, wirtschaftlich sinnvollen Digitalisierungsstrategie, (3) Softwareunabhängige Beratung zur Auswahl der passenden DMS-Lösung, (4) Aufbau zentraler Dokumenten- und Belegstrukturen, (5) Einrichtung rechtssicherer, GoBD-konformer Archivierung, (6) Implementierung klarer digitaler Workflows für Freigaben und Fristen, (7) Integration in bestehende Systeme (z.B. DATEV, ERP), (8) Automatisierung von Routinetätigkeiten (z.B. Kontierung, SEPA-Läufe), (9) Einrichtung von Controlling-Dashboards und (10) umfassende Schulung und Onboarding Ihrer Mitarbeiter. Alle Leistungen sind praxisnah und auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten.

Alle Leistungen im Detail

Kann ich INQA-Coaching auch nutzen, wenn ich bereits ein DMS habe?

Ja, auch wenn Sie bereits ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz haben, können Sie von INQA-Coaching profitieren. Viele Unternehmen nutzen ihr DMS nur als „digitalen Aktenschrank“ ohne die Potenziale für Automatisierung und Workflow-Steuerung auszuschöpfen. Das INQA-Coaching kann genutzt werden, um: Ihre bestehende Lösung zu optimieren und besser zu konfigurieren, neue Workflows zu implementieren, Schnittstellen zu anderen Systemen aufzubauen (z.B. zu DATEV oder Ihrem ERP), Automatisierungen einzurichten, die manuelle Arbeit reduzieren, oder Ihre Mitarbeiter intensiver zu schulen. Alternativ prüfen wir gemeinsam, ob ein Wechsel zu einer anderen Lösung sinnvoll ist – etwa wenn Ihre aktuelle Software nicht mehr zu Ihren Anforderungen passt oder zu hohe laufende Kosten verursacht. Die INQA-Förderung macht auch einen Systemwechsel finanzierbar.

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Was passiert nach Abschluss des INQA-Coachings?

Das INQA-Coaching endet nicht mit der technischen Implementierung, sondern mit einer strukturierten Reflexionsphase. Rund 3-6 Monate nach Projektabschluss findet ein Abschlussgespräch mit Ihrer INQA-Beratungsstelle statt. Dabei reflektieren Sie gemeinsam: Welche Maßnahmen wurden umgesetzt? Welche Wirkung haben die Veränderungen erzielt? Welche Entwicklungspotenziale bestehen noch? Bei Bedarf erhalten Sie Hinweise auf weitere Förderprogramme oder Unterstützungsangebote, um den eingeschlagenen Weg erfolgreich fortzusetzen. Brain-Power bleibt auch nach dem offiziellen Coaching-Ende Ihr Ansprechpartner: Unser Support-Team steht Ihnen bei Fragen zur Verfügung, und bei sich ändernden Anforderungen können wir Workflows anpassen oder erweitern. Viele unserer Kunden nutzen unseren fortlaufenden Service und Datenservice für die operative Buchhaltung.

Support-Optionen ansehen

Ist das INQA-Coaching mit anderen Förderprogrammen kombinierbar?

Die Kombinierbarkeit mit anderen Förderprogrammen ist grundsätzlich möglich, muss aber im Einzelfall geprüft werden. Wichtig: Für dieselbe Leistung dürfen Sie nicht doppelt Förderung erhalten. Wenn Sie beispielsweise bereits eine Förderung für die Anschaffung von Hardware erhalten haben, kann INQA die Beratungsleistung fördern. Häufig kombinierbar sind: Landesspezifische Digitalisierungsförderungen (wenn sie Hardware/Software abdecken, während INQA die Beratung fördert), KfW-Programme für Energieeffizienz oder Investitionen, oder spezielle Branchenprogramme. Nicht kombinierbar ist INQA mit anderen Beratungsförderungen des Bundes, die denselben Zweck verfolgen. Brain-Power prüft mit Ihnen gemeinsam, welche Förderkombinationen möglich und sinnvoll sind. Unser Ziel: Die maximale Förderung für Ihr Digitalisierungsprojekt herauszuholen.

Individuelle Beratung anfragen

Wie viel Zeitaufwand bedeutet das INQA-Coaching für mich als Geschäftsführer?

Ihr persönlicher Zeitaufwand hält sich in Grenzen – schließlich soll Digitalisierung Sie entlasten, nicht zusätzlich belasten. Rechnen Sie mit folgenden Zeitinvestitionen: Kick-off-Meeting (2-3 Stunden) zur Prozessanalyse und Zieldefinition, regelmäßige Abstimmungstermine (jeweils 1-2 Stunden) alle 2-3 Wochen über die Projektlaufzeit, Freigabe-Entscheidungen für wichtige Meilensteine (flexibel nach Bedarf), und optionale Teilnahme an Mitarbeiterschulungen. Brain-Power arbeitet eng mit Ihren Fachverantwortlichen (z.B. Buchhaltungsleitung) zusammen, die das operative Projektgeschäft betreuen. Ihre Rolle als Geschäftsführer konzentriert sich auf strategische Entscheidungen und die Unterstützung der Veränderung im Unternehmen. Viele Kunden schätzen, dass wir selbstständig arbeiten und Sie nur einbeziehen, wenn es wirklich wichtig ist. Die Zeitinvestition amortisiert sich schnell durch gewonnene Effizienz.

Projektablauf verstehen

Was unterscheidet Brain-Power von anderen INQA-Coaches?

Nicht jeder INQA-Coach ist gleich – Brain-Power hat sich auf die Digitalisierung von Buchhaltungs- und Belegprozessen spezialisiert, während viele andere Coaches breiter aufgestellt sind (z.B. Arbeitsschutz, Personalentwicklung). Unsere Alleinstellungsmerkmale: (1) Tiefe Fachexpertise: Über 10 Jahre Erfahrung speziell im digitalen Rechnungswesen, (2) Technische Umsetzungskompetenz: Wir beraten nicht nur, sondern implementieren auch – aus einer Hand, (3) Herstellerübergreifend: Wir sind nicht an einen Software-Anbieter gebunden, (4) DATEV-Expertise: Langjährige Erfahrung in der Integration mit Steuerberatern, (5) Praxiserprobte Lösungen: Über 100 erfolgreich digitalisierte Kunden als Referenz, (6) Persönliche Betreuung: Feste Ansprechpartner, keine anonymen Berater-Wechsel. Sie profitieren von unserer fokussierten Expertise und bekommen eine Lösung, die wirklich funktioniert – nicht nur ein Konzeptpapier.

Kundenbewertungen lesen

Was passiert, wenn mein INQA-Förderantrag abgelehnt wird?

Eine Ablehnung ist selten, wenn die Grundkriterien erfüllt sind – aber nicht ausgeschlossen. Gründe für eine Ablehnung können sein: fehlende Erfüllung der formalen Kriterien (z.B. zu kurzer Unternehmensbestand), bereits ausgeschöpftes Förderbudget der regionalen Beratungsstelle, oder unklare Projektbeschreibung. Wenn Ihr Antrag abgelehnt wird, haben Sie mehrere Optionen: (1) Nachbesserung und erneute Antragstellung (bei formalen Mängeln), (2) Alternative Förderprogramme nutzen: Landesspezifische Digitalisierungsförderungen (z.B. Bayern Digital, Digitalbonus NRW), KfW-Förderkredite für Digitalisierung, Branchenspezifische Programme, oder EU-Förderprogramme. (3) Finanzierung über Business Case: Bei klarem ROI kann sich die Investition auch ohne Förderung schnell amortisieren. Brain-Power berät Sie unverbindlich zu allen Optionen und prüft vorab Ihre Förderchancen. In über 90% der Fälle, bei denen wir die Förderwahrscheinlichkeit als „hoch“ einschätzen, wird der Antrag auch bewilligt.

Alternative Förderungen besprechen

Kann ich INQA-Coaching auch für andere Bereiche außer Buchhaltung nutzen?

Ja, INQA-Coaching ist nicht auf Buchhaltung beschränkt – das Förderprogramm unterstützt generell die Gestaltung der Arbeitswelt und Digitalisierung. Brain-Power hat sich auf Buchhaltung und Rechnungswesen spezialisiert, weil hier der größte Digitalisierungsbedarf und schnellste ROI besteht. Aber im Rahmen eines INQA-Coachings können auch weitere Bereiche mit einbezogen werden: Personalwesen (digitale Personalakten, Zeiterfassung), Vertragsmanagement (zentrale Vertrags-Datenbank, Fristenkontrolle), Projektdokumentation, Immobilienverwaltung, oder Kundenkorrespondenz. Wichtig ist, dass die Digitalisierung zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen, Effizienzsteigerung oder Fachkräftesicherung beiträgt. Für Bereiche außerhalb unserer Kernkompetenz arbeiten wir mit Partner-Coaches zusammen oder vermitteln Sie an spezialisierte INQA-Berater. Unser Fokus bleibt aber klar: dokumentenbasierte Prozesse im Finanzwesen – dort haben wir die tiefste Expertise.

Unsere Kernkompetenzen

Marion Ruhland | Geschäftsführerin BRAIN-POWER

Digitalisierung lohnt sich!

“Seit über zehn Jahren unterstütze ich Unternehmen dabei, ihre Prozesse durch intelligente Digitalisierung effizienter und zukunftssicher zu gestalten. Mein Ziel ist es, durchdachte Automatisierung zu implementieren, die sich schnell rechnet und Ihren Arbeitsalltag erleichtert.”

Jahre Expertise in intelligenter Digitalisierung

Jahre - Profi in Buchhaltung und Datev-Anwendungen

erfolgreich umgesetzte Kundenprojekte

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So läuft das INQA-Coaching ab

In nur 3 Schritten zum digitalen Erfolg

Kontaktaufnahme & Förderprüfung

Kontakt aufnehmen: Sie nehmen Kontakt zu Brain-Power auf, dem zertifizierten INQA-Coach und ersten Ansprechpartner.
Informationen übermitteln: Wir übermitteln alle notwendigen Informationen vollautomatisiert an die zuständige INQA-Beratungsstelle (IBS).
Voraussetzungen klären: Die IBS prüft, ob alle Fördervoraussetzungen erfüllt sind.
Coaching-Scheck erhalten: Sind alle Bedingungen erfüllt, stellt Ihnen die IBS den INQA-Coaching-Scheck aus.

INQA-Coaching starten

Coaching-Scheck einlösen: Sie lösen den Coaching-Scheck bei uns als autorisiertem INQA-Coach ein.
Fokus der Beratung: Unser Schwerpunkt liegt auf der digitalen Transformation in den Bereichen Rechnungswesen und Buchhaltung.
Unterstützung bei der Umstellung: Wir helfen Ihnen, den Übergang von papierbasierten zu durchgängig digitalen Prozessen effizient, rechtssicher und praxisnah zu gestalten.
Ziele: Das Coaching zielt darauf ab, Belegprozesse zu verschlanken, Schnittstellen zu optimieren und mehr Transparenz zu schaffen.

Abschlussgespräch & Ausblick

Nach dem Coaching: Rund 3 bis 6 Monate nach dem Coaching reflektieren Sie die Ergebnisse gemeinsam mit Ihrer INQA-Beratungsstelle.
Fokus der Reflexion: Im Mittelpunkt stehen dabei die erzielte Wirkung der Maßnahmen und die verbleibenden Entwicklungspotenziale.
Weitere Unterstützung: Bei Bedarf erhalten Sie Hinweise auf weitere Förderprogramme oder Unterstützungsangebote, um den eingeschlagenen Weg erfolgreich fortzusetzen.

Verifizierte Bewertungen

Für den Erfolg und die dynamische Umsetzung sowie Weiterentwicklung der aktuellen Ansprüche ist ein kompetentes Consulting, Support- und Schulungsteam unerlässlich. Unser Ansprechpartner, die Firma Digital Brain Power setzt absolut kompetent, zielgerichtet, innovativ, schnell und sehr sympathisch alle gewünschten Arbeitsabläufe, Wünsche und Programmierung um. Geht nicht, gibt’s nicht.

Wir sind sehr froh, dass wir den Schritt zu mehr Digitalisierung gegangen sind. Der Aufwand die Software auf unsere Prozesse anzupassen, der zugegebenermaßen größer war als wir uns das vorgestellt hatten, hat sich gelohnt. Viele Arbeitsschritte in unserem Unternehmen laufen heute schneller, fehlerfreier und transparenter.

Das DMS AMAGNO hat unsere internen Abläufe in der Verwaltung erheblich vereinfacht und beschleunigt. Der Amagno-Partner Brain-Power hat uns bei der Einführung mit seiner kompetenten Beratungsleistung optimal unterstützt. Ich kann die Zusammenarbeit bestens empfehlen.

Mit Amagno verwalten wir die komplette Firmengruppe. Brain-Power hat uns nicht nur den kompletten Ablauf des Rechnungswesens kompetent organisiert, sondern auch die Buchhaltung voll automatisiert. Belege werden nun wie von Geisterhand kontiert und nach Datev übergeben 😊 Danke, Brain-Power!

Mit Hilfe des Teams von der Brain-Power konnten wir eine einfache Kontierung der Belege in Amagno aufsetzen und die automatisierte Übertragung inkl. Buchungssätze und Belegbilder nach Datev sicherstellen.

Die Investition in Amagno bedeutet für uns einen echten Mehrwert: Durch die Implementierung konnten die Bereiche Zahlungsverkehr und Rechnungswesen sogar automatisiert werden.

Seit mittlerweile 5 Jahren bin ich zufriedener Brain-Power-Kunde. Als Start-up mit wenig Zeit für lästige Verwaltungsaufgaben werde ich perfekt von Marion und ihrem Team unterstützt. Eingangsrechnungen werden vollautomatisch importiert und im DMS verarbeitet. Meine einzige Aufgabe: die Freigabe der Belege. Alles Weitere übernimmt der Brain-Power Datenservice – danke an Julia und Charlotte! Kontierung, Zahlungsvorschläge, Übergabe an den Steuerberater, Archivierung – das komplette Rundum-sorglos-Paket.

Neben einem durchgängigen Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozess wurden auch Gesellschaftsunterlagen, Verträge, Steuerbescheide, Versicherungsdokumente sowie die gesamte Kommunikation mit Behörden und Ämtern digital im System abgelegt, verschlagwortet und zentral zugänglich gemacht. Die Suche funktioniert so intuitiv wie bei Google. Wir sind begeistert, wie viel Klarheit, Struktur und Effizienz diese Lösung bringt – und wie professionell und praxisnah das Projekt umgesetzt wurde.

Kundenstimmen:

Das sagen unsere Kunden

Das sind die Erfahrungen und Geschichten derjenigen, die mit uns zusammen arbeiten und bereits ihre neuen Prozesslösungen im Arbeitsalltag nutzen.