Ihre Experten für digitales Dokumenten- und Buchhaltungsmanagement
Prozesse digital denken. Effizienz neu erleben.
- Praxisnahe Digitalisierung von Buchhaltungs- und Belegprozessen
- Strukturierte Vorgehensweise – von der Analyse bis zur Umsetzung konkreter Maßnahmen
- Förderfähige Umsetzung mit bis zu 80 % Zuschuss durch INQA-Coaching
Mission Brain Power:
Digitale Effizienz für KMUs
Wir unterstützen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in ganz Deutschland dabei, ihre Arbeitswelt zukunftssicher zu gestalten. Unser Fokus liegt auf der Digitalisierung und der Optimierung von Prozessen, insbesondere im Rechnungswesen und der Buchhaltung.
Digitale Transformation:
Wir überführen analoge Abläufe in strukturierte, individuelle und digitale Prozesse.
Effizientes Rechnungswesen:
Wir helfen Ihnen, von papierbasierten zu durchgängig digitalen Abläufen zu wechseln.
Individuelle Workflows:
Wir bieten Consulting für maßgeschneiderte und automatisierte Prozesse, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
INQA-Coaching mit Brain-Power:
Ihr geförderter Weg in die digitale Zukunft
Nutzen Sie das INQA-Coaching, ein Förderprogramm des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS), um Ihr KMU zukunftsorientiert aufzustellen. Wir sind Ihre autorisierten INQA-Coaches und bieten Ihnen eine strukturierte und praxisnahe Prozessbegleitung.
Bis zu 12 Coaching-Tage werden mit bis zu 80 % gefördert. Mit Brain-Power arbeiten Sie bis zu 7 Monate an der Digitalisierung Ihres Unternehmens.
Unser Fokus im Rahmen des INQA-Coachings liegt auf:
Förderfähige Umsetzung:
Profitieren Sie von unserem Know-how mit einem Zuschuss von bis zu 80% – für Unternehmen in ganz Deutschland.
Praxisnahe Digitalisierung:
Wir unterstützen Sie konkret bei der Digitalisierung Ihrer Buchhaltungs- und Belegprozesse.
Strukturierte Vorgehensweise:
Von der detaillierten Analyse bis zur Implementierung der passenden Lösungen begleiten wir Sie Schritt für Schritt.
Kundenstimmen:
Das sagen unsere Kunden
Das sind die Erfahrungen und Geschichten derjenigen, die mit uns zusammen arbeiten und bereits ihre neuen Prozesslösungen im Arbeitsalltag nutzen.
Interview mit Oliver Berner:
Digitalisierung mit System – Möbel Willinger im Wandel
Im Interview berichtet Oliver Berner, Inhaber und Geschäftsführer von Möbel Willinger in München, von der erfolgreichen Digitalisierung seiner Buchhaltung und internen Abläufen. Offen schildert er den Wandel vom papierbasierten Arbeiten hin zu einem strukturierten, digitalen System mit Amagno – begleitet durch die enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Brain-Power. Besonders betont er, wie spürbar sich Effizienz, Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit seit der Umstellung verbessert haben.
Unsere Leistungen:
Lösungen, die wirklich passen
Wir analysieren bestehende Abläufe und entwickeln individuelle Workflows für die Digitalisierung im Unternehmen.
Grundlagen schaffen:
- Gründliche Analyse & Prozessaufnahme
- Individuelle Digitalisierungsstrategie
Digitale Prozesse und Effizienz:
- Einführung klarer digitaler Prozesse
- Automatisierung von Routinetätigkeiten
Datenmanagement und Sicherheit:
- Zentrale Dokumenten- & Belegverfügbarkeit
- Rechtssichere Archivierung & Dokumentation
Implementierung und Weiterentwicklung:
- Begleitung bei der Umsetzung & Integration
- Schulung & Onboarding Ihrer Teams
Transparenz und Steuerung:
- Softwareunabhängige Beratung
- Controlling und digitale Auswertungsmöglichkeiten
Jetzt kostenlose Erstberatung vereinbaren
Gemeinsam gestalten wir Ihre Digitalisierung.
Warum Brain-Power:
Persönlich. Partnerschaftlich. Praxisnah.
Weil Digitalisierung nicht nur Technik ist. Sondern Veränderung. Wir begleiten Sie nicht nur technisch, sondern auch menschlich – mit Verständnis für Ihre Abläufe, Ihre Menschen und Ihre Ziele.
Von Unternehmern für Unternehmer
Weil wir selbst unternehmerisch denken und handeln, wissen wir worauf es ankommt: Wirtschaftlich sinnvolle, nachhaltige Lösungen, die zu Ihrem Unternehmen passen – nicht vorschnelle Standardlösungen.
Maßgeschneiderte Digitalisierung
Wir beraten unabhängig von bestimmten Tools oder Herstellern – und sagen Nein zur Software von der Stange. Wir entwickeln mit Ihnen eine Lösung, die Ihre Abläufe wirklich unterstützt.
Persönlich statt anonym
Sie arbeiten mit Menschen, nicht mit Systemen. Wir begleiten Sie mit festen Ansprechpartnern, die Ihre Sprache sprechen und Ihre Ziele im Blick behalten.
Zukunftssicher mit einem DMS
Digitalisierung, die wirkt:
Einheitliche Datenbasis für alle
Dank zentraler digitaler Abläufe greifen Teams standort- und abteilungsübergreifend auf dieselben Informationen zu – ohne Medienbrüche, ohne Umwege.
Aktuelle Zahlen auf Knopfdruck
Wir schaffen die Grundlage für jederzeit aussagekräftige Auswertungen – als fundierte Basis für Ihre unternehmerischen Entscheidungen.
Rechtssicher dokumentiert – jederzeit nachvollziehbar
GoBD-konforme Langzeitarchivierung für eine lückenlose und prüfungssichere Dokumentation.
Intelligente Dokumentensuche - jederzeit und überall
Ob Buchhaltung, Verträge oder Personalakten – Ihre Dokumente sind geschützt, strukturiert und jederzeit verfügbar.
Buchhaltung mit System – automatisch und nachvollziehbar
Automatische Erfassung und Verbuchung von Rechnungen. Das reduziert manuelle Schritte und schafft eine verlässliche Grundlage für Ihre Buchführung.
Aufgaben und Fristen jederzeit im Blick
Durch integrierte Aufgaben- und Fristensteuerung werden alle relevanten Beteiligten automatisch erinnert – für termingerechtes, transparentes Arbeiten.
Erfolgsgeschichten / Referenzen:
Von der Idee zur Realität
Digitalisierung entfaltet ihren Wert dann, wenn sie Abläufe vereinfacht und den Arbeitsalltag spürbar erleichtert. Mit Brain-Power als Partner setzen Unternehmen auf praxisnahe Lösungen, die Effizienz steigern, Transparenz schaffen und Ressourcen schonen. Unsere Erfolgsgeschichten zeigen, wie individuelle Herausforderungen erfolgreich gemeistert und nachhaltige Verbesserungen erreicht werden.
Möbel Willinger GmbH
Digitalisierung im Möbelhaus
Anforderung:
Das traditionsreiche Möbelhaus Möbel Willinger in München-Haidhausen wollte seine papierlastige Verwaltung modernisieren. Ziel war eine vollständig digitale Lösung, die Effizienz steigert, Transparenz schafft und langfristig die Zukunftsfähigkeit sichert.
Umsetzung:
Der Einstieg erfolgte mit der Einführung des Dokumenten-Management-Systems Amagno und der Digitalisierung der Eingangsrechnungen.
Eine Besonderheit waren die Rechnungen des Möbelverbands EMV, die separat behandelt werden mussten. Ein automatisierter Workflow sorgt heute für …
Seltra Natursteinhandel GmbH
Digitalisierung für 5 Filialen im Einzelhandel
Anforderung:
Seltra ist seit über 25 Jahren im Natursteinhandel erfolgreich. Ziel war es, das Rechnungswesen aller Filialen zu digitalisieren, manuelle Abläufe zu reduzieren und in die Finanzbuchhaltung zu übergeben.
Umsetzung:
Gemeinsam mit Brain-Power wurde die Amagno Business Cloud eingeführt. Ein zentrales Projektteam entwickelte praxisnahe Workflows, die filialübergreifend eingesetzt werden können.
- ERP-Anbindung: Bestelldaten werden automatisiert aus dem ERP-System übernommen. Die Rechnungsbeträge werden mit der Bestellsumme abgeglichen…
HolsingVital
Digitalisierung im Gesundheitswesen
Anforderung:
HolsingVital ist eine der renommiertesten Rehakliniken in Nordrhein-Westfalen. Ziel des Projektes war es, sämtliche Belege nach ihrem Eintreffen sofort digital zu erfassen, zu bearbeiten und revisionssicher zu archivieren.
Umsetzung:
Die Entscheidung fiel auf die Amagno Business Cloud in Kombination mit der Schnittstelle xpergo zu DATEV und SEPA.
Gemeinsam mit Brain-Power entstand ein Workflow, der jede Eingangsrechnung automatisch durch die Abteilungen steuert, digitale Freigaben einholt, Kontierungen vorschlägt und die Daten direkt an DATEV übergibt. Bei Fälligkeit erzeugt das System SEPA-Dateien …
Marion Ruhland | Geschäftsführerin BRAIN-POWER
“Seit über zehn Jahren unterstütze ich Unternehmen dabei, ihre Prozesse durch intelligente Digitalisierung effizienter und zukunftssicher zu gestalten. Mein Ziel ist es, durchdachte Automatisierung zu implementieren, die sich schnell rechnet und Ihren Arbeitsalltag erleichtert.”
Jahre - Profi in Buchhaltung und Datev-Anwendungen
erfolgreich umgesetzte Kundenprojekte
Das Magazin
Ihr Magazin für digitales Arbeiten
Hier bekommen Sie die wichtigsten Tipps und Tricks rund um digitales Arbeiten, Informationen zu wichtigen Events und Neuigkeiten zum Unternehmen und unseren Partnern.
Was genau macht Brain-Power für kleine und mittlere Unternehmen?
Brain-Power digitalisiert Buchhaltungs- und Dokumentenprozesse von KMUs in ganz Deutschland. Wir analysieren Ihre Abläufe, entwickeln individuelle digitale Workflows und begleiten Sie von der Prozessaufnahme bis zur erfolgreichen Implementierung.
Unsere Kernleistungen:
- Transformation von papierbasierten zu digitalen Prozessen im Rechnungswesen
- DMS-Lösungen (Amagno, ELO) mit DATEV-Integration (xpergo-Schnittstelle)
- Prozessanalyse, Workflow-Entwicklung, System-Implementierung
- Schulung Ihrer Mitarbeiter und laufender Support
- Begleitung bei INQA-Förderanträgen (bis zu 80% Zuschuss)
Mit über 100 erfolgreich digitalisierten Kunden und mehr als 10 Jahren Expertise bieten wir praxisnahe Lösungen, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passen – unabhängig von Branche oder Größe.
Was kostet die Digitalisierung meiner Buchhaltung mit Brain-Power?
Die Projektkosten hängen von Unternehmensgröße und Komplexität ab. Mit INQA-Förderung zahlen Sie nur 20% selbst – typisch 2.880€ bei 14.400€ Gesamtkosten.
Kostenaufstellung:
- Beratung & Implementierung: 12 INQA-Coaching-Tage à max. 1.200€ = 14.400€
- INQA-Förderung (80%): -11.520€
- Ihr Eigenanteil: 2.880€
- Software-Lizenzen: 35-50€ pro Nutzer/Monat (nicht förderfähig)
- ROI: Amortisation typisch nach 3-4 Monaten durch Zeitersparnis und Skontonutzung
In einem kostenlosen Erstgespräch analysieren wir Ihren individuellen Bedarf und erstellen ein transparentes Angebot inklusive Förderrechnung.
Wie lange dauert die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement-System?
Kleinere Projekte 2-3 Monate, größere Transformationen 4-7 Monate. Im INQA-Coaching typischerweise bis zu 7 Monate mit 12 verteilten Beratungstagen.
Projektphasen:
- Analyse & Konzept: 2-3 Wochen
- System-Setup & Konfiguration: 2-4 Wochen
- Workflow-Entwicklung: 2-3 Wochen
- Schnittstellen-Integration (DATEV): 1-2 Wochen
- Schulung & Go-Live: 1-2 Wochen
- Begleitphase: 4-8 Wochen
Die Implementierung erfolgt während Ihres laufenden Betriebs – Ihr Tagesgeschäft wird nicht beeinträchtigt. Fokussierte Projekte (z.B. nur Eingangsrechnungen) sind schneller produktiv als umfassende Multi-Standort-Transformationen.
Welche DMS-Systeme setzt Brain-Power ein und warum?
Wir arbeiten hauptsächlich mit Amagno und ELO – zwei führende deutsche DMS-Lösungen, die höchste Sicherheitsstandards erfüllen und vollständig GoBD-konform sind.
Systemauswahl:
- Amagno: Ideal für KMUs, intuitive Cloud-Lösung, einfache Bedienung, schnelle Implementierung
- ELO: Enterprise-Funktionen für komplexere Anforderungen, On-Premise oder Cloud
- Lexware: Für Selbstständige und Kleinstunternehmen
Alle Systeme bieten:
- Hervorragende DATEV-Schnittstellen
- Automatische Magnetisierung (OCR/XML)
- Flexible Workflow-Engine
- Revisionssichere Archivierung
Wir wählen gemeinsam mit Ihnen basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen – nicht aufgrund von Verkaufsprovisionen. Unsere softwareunabhängige Beratung stellt sicher, dass Sie die Lösung bekommen, die wirklich zu Ihnen passt.
Kann Brain-Power mein bestehendes DATEV-System anbinden?
Ja, DATEV-Integration ist unsere Kernkompetenz. Über die xpergo-Schnittstelle ermöglichen wir vollautomatische Datenübertragung: Belege werden nach Freigabe automatisch kontiert, Buchungssätze generiert und samt Belegbild an DATEV übergeben.
Was die Integration leistet:
- Automatische Kontierung: Vorbelegte Sachkonten basierend auf Lieferant
- Buchungssatz-Generierung: Inkl. Kostenstellen, Steuerschlüssel
- Belegbild-Übergabe: PDF wird mit Buchung verknüpft
- SEPA-Zahlläufe: Direkt aus dem System erzeugen
- Bidirektionale Sync: Stammdaten (Kreditoren, Debitoren) werden abgeglichen
Die Integration funktioniert sowohl für Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst führen, als auch für die Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern. Ihre Steuerberater erhalten strukturierte, vollständige Daten und können effizienter arbeiten.
Was unterscheidet Brain-Power von anderen Digitalisierungsberatern?
Brain-Power denkt unternehmerisch – von Unternehmern für Unternehmer. Wir beraten herstellerunabhängig und entwickeln wirtschaftlich sinnvolle, nachhaltige Lösungen.
Unsere Unterschiede:
- 10+ Jahre Expertise speziell im Bereich Rechnungswesen und Buchhaltung
- Feste Ansprechpartner die Ihre Sprache sprechen – keine anonymen Call-Center
- Zertifizierte INQA-Coaches – wir begleiten bei Förderanträgen
- Praxisnähe: Lösungen aus hunderten Projekten, keine Theorie
- Langfristige Partnerschaft: Support auch nach Implementierung
- Flexible Anpassungen bei sich ändernden Anforderungen
Wir kennen die Herausforderungen von KMUs aus der Praxis und entwickeln Lösungen, die im Arbeitsalltag funktionieren – nicht nur auf dem Papier.
Funktioniert die Digitalisierung auch bei mehreren Standorten oder Filialen?
Absolut – gerade bei mehreren Standorten zeigt sich der volle Nutzen. Unsere Referenzkunden wie Seltra Natursteinhandel (5 Filialen) arbeiten erfolgreich mit standortübergreifenden Workflows.
Multi-Standort-Vorteile:
- Zentrale Datenhaltung: Alle Standorte greifen auf dieselben Daten zu
- Keine Medienbrüche: Digitale Prozesse ohne Verzögerungen
- Flexible Erfassung: Belege können zentral oder dezentral erfasst werden
- Digitale Freigaben: Von überall möglich
- Echtzeit-Zugriff: Buchhaltung sieht alle Dokumente sofort
- Filialspezifische Berechtigungen: Rollen und Zugriffsrechte individuell konfigurierbar
Das schafft Transparenz, beschleunigt Prozesse und ermöglicht standortübergreifendes Controlling. Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen einen Rollout-Plan, der schrittweise alle Standorte integriert.
Meine Mitarbeiter sind skeptisch – wie gehen Sie mit Widerständen um?
Change Management ist zentraler Bestandteil unserer Arbeit. Wir wissen: Die beste Technologie nützt nichts, wenn Mitarbeiter nicht mitziehen. Deshalb binden wir Ihr Team von Anfang an ein.
Unser Change-Ansatz:
- Frühes Einbinden: Mitarbeiter werden in Prozessgestaltung einbezogen
- Bedenken ernst nehmen: Wir hören zu und zeigen konkrete Vorteile
- Praxisnahe Schulungen: Mit echten Beispielen aus Ihrem Unternehmen
- Individuelle Betreuung: Unterschiedliche Wissensstände berücksichtigt
- Enge Begleitung: In Einführungsphase stehen wir an ihrer Seite
- Quick Wins zeigen: Erste Erfolge schnell sichtbar machen
Die Erfahrung zeigt: Sobald die ersten Erfolge sichtbar werden (schnellere Freigaben, weniger Suchzeiten, keine verlorenen Belege), werden auch Skeptiker zu überzeugten Nutzern.
Was passiert mit unseren alten Papierdokumenten und Archiven?
Die Altdaten-Migration planen wir individuell mit Ihnen. Sie haben drei Optionen mit unterschiedlichem Aufwand und Nutzen.
Ihre Optionen:
- (1) Komplett-Digitalisierung: Gesamtes Papierarchiv wird professionell gescannt und digital archiviert. Sinnvoll für häufig benötigte Dokumente. Kosten: 0,10-0,50€ pro Seite
- (2) Scannen nach Bedarf: Papierarchiv bleibt bestehen, Dokumente werden nur bei Bedarf gescannt. Praktisch für selten gebrauchte Altbestände
- (3) Stichtag-Lösung: Ab Datum X rein digital, Altdokumente bleiben auf Papier bis Aufbewahrungsfristen ablaufen (10 Jahre bei steuerrelevanten Belegen)
Nach erfolgreicher Digitalisierung und Ablauf der Fristen können Papiere rechtssicher vernichtet werden. Einsparungen: Lagerkosten (100-500€/Monat), Versicherungsprämien, Suchzeit.
Kann ich Brain-Power erst mit einem kleinen Projekt testen?
Definitiv – wir empfehlen sogar, mit einem fokussierten Pilotprojekt zu starten. Typischerweise beginnen wir mit dem Eingangsrechnungsprozess.
Pilot-Vorteile:
- Schnelle Erfolge: Eingangsrechnungen haben überschaubare Komplexität
- Erste Erfahrungen: Sie und Ihre Mitarbeiter lernen das System kennen
- Begrenztes Risiko: Nicht das gesamte Unternehmen betroffen
- Vertrauen aufbauen: Team sieht konkrete Verbesserungen
- Schrittweise Erweiterung: Nach erfolgreicher Pilotphase weitere Prozesse ergänzen (Ausgangsrechnungen, Verträge, Personalakten)
Dieser iterative Ansatz minimiert Risiken, ermöglicht kontinuierliches Lernen und schafft frühzeitig Akzeptanz. Im INQA-Coaching perfekt umsetzbar.
FAQs
Häufige Fragen
Falls die gesuchte Frage oder Antwort nicht dabei war, zögern Sie bitte nicht, uns direkt zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihr Anliegen zu klären.