Inhaber und Geschäftsführer von Möbel Willinger in München-Haidhausen im Interview
Im Interview berichtet Oliver Berner, Inhaber und Geschäftsführer von Möbel Willinger in München, von der erfolgreichen Digitalisierung seiner Buchhaltung und internen Abläufen. Offen schildert er den Wandel vom papierbasierten Arbeiten hin zu einem strukturierten, digitalen System mit Amagno – begleitet durch die enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Brain-Power. Besonders betont er, wie spürbar sich Effizienz, Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit seit der Umstellung verbessert haben.
Frage: Herr Berner, wie hatten Sie Ihre Buchhaltung im Möbelhaus vor Einführung der Digitalisierung organisiert?
Antwort: Vor der Einführung der Digitalisierung war unsere Buchhaltung sehr traditionell organisiert. Alle relevanten Unterlagen für die Finanzbuchhaltung befanden sich an einem festen Ort im Unternehmen, was Home-Office oder standortunabhängiges Arbeiten nahezu unmöglich machte. Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie Steuerberatern oder DATEV war aufwendig, da wir Belege und Dokumente manuell übergeben mussten – häufig verbunden mit dem Gang zum Steuerberater.
Zudem wurden Rechnungen, Gutschriften und andere Buchhaltungsunterlagen täglich ausgedruckt, obwohl sie oft bereits digital vorlagen. Diese Papiere wanderten durch mehrere Abteilungen, bis sie schließlich in der Endablage im Keller landeten. Dabei kam es regelmäßig vor, dass ein Dokument bei Bedarf nicht auffindbar war oder nur mit erheblichem Aufwand wiedergefunden werden konnte.
Fehlerquellen in den Prozessen ließen sich schwer nachvollziehen, da zu viele Personen physisch mit denselben Unterlagen arbeiteten. Eine lückenlose Nachvollziehbarkeit war kaum möglich. Hinzu kam, dass dieses Vorgehen nicht GoBD-konform war – digital eingehende Dokumente müssen nach den Vorschriften auch digital archiviert werden. Insgesamt war die Arbeitsweise nicht nur zeitintensiv, sondern auch ineffizient und ressourcenintensiv.
Frage: Wieviele Dokumenten-Management-Systeme haben Sie sich angesehen, bevor Sie auf Brain-Power und Amagno gestoßen sind?
Antwort: Wir haben uns im Vorfeld rund fünf verschiedene Dokumenten-Management-Systeme genauer angesehen. Grundsätzlich waren alle Lösungen solide, doch bei jedem Anbieter gab es Aspekte, die für unsere Anforderungen nicht optimal waren – sei es in der Benutzerfreundlichkeit, bei den Schnittstellen oder im Hinblick auf die Flexibilität für unsere internen Abläufe.
Über einen befreundeten Geschäftskollegen sind wir schließlich auf Brain-Power aufmerksam geworden. In Kombination mit Amagno hat sich sehr schnell gezeigt, dass diese Lösung sowohl technisch als auch organisatorisch zu uns passt. Schon in den ersten Gesprächen wurde deutlich, dass wir hier einen Partner haben, der unsere Prozesse versteht und uns eine Softwarelösung anbietet, die sich ohne große Umwege in unseren Betrieb integrieren lässt.
Frage: Was macht die Zusammenarbeit mit Brain-Power so besonders?
Antwort: Was die Zusammenarbeit mit Brain-Power besonders macht, ist die Kombination aus fachlicher Kompetenz und partnerschaftlichem Miteinander. Wir hatten von Anfang an den Eindruck, dass unsere individuellen Anforderungen verstanden werden und wir keine Standardlösung erhalten, sondern eine Lösung, die wirklich zu unserem Unternehmen passt.
Gleichzeitig überzeugt Brain-Power durch schnelle Reaktionszeiten, eine klare und unkomplizierte Kommunikation sowie tiefes technisches Know-how. Die Einführung von Amagno verlief dadurch strukturiert und effizient. Heute profitieren wir von einem System, das nicht nur unsere Buchhaltung erheblich entlastet, sondern auch Transparenz und Nachvollziehbarkeit in unsere Prozesse bringt. Kurz gesagt: Wir fühlen uns sowohl fachlich als auch menschlich sehr gut aufgehoben.
Frage: Nutzen Sie Amagno nur für die Buchhaltung oder auch für andere Bereiche im Unternehmen?
Antwort: Angefangen haben wir mit Amagno in der Buchhaltung, weil dort der größte Bedarf war. Heute nutzen wir das System aber auch in vielen weiteren Bereichen unseres Möbelhauses. So verwalten wir Angebote, bearbeiten Aufträge, organisieren interne Rückfragen und setzen Amagno in der Hausverwaltung sowie in der Lager-Organisation ein. Gerade weil wir über zwei Standorte verfügen, ist diese zentrale und einheitliche Arbeitsweise besonders effizient.
Auch Verträge mit Lieferanten, Bestellungen, Reklamationen oder Gutschriften laufen inzwischen digital über das System. Ein großer Vorteil ist die sofortige Auffindbarkeit der Dokumente – besonders in Zeiten, in denen es einmal hektisch zugeht und Unterlagen schnell verfügbar sein müssen. So spart das Team nicht nur Papier und Suchzeiten, sondern kann auch in stressigen Situationen zuverlässig und strukturiert arbeiten.
Frage: Welche Veränderungen spüren Sie und Ihr Team seit der Einführung von Amagno im täglichen Arbeitsablauf?
Antwort: Der größte Unterschied ist, dass wir heute deutlich strukturierter und schneller arbeiten können. Dokumente sind sofort auffindbar, egal ob im Büro oder von unterwegs. Prozesse, die früher mehrere Tage dauerten, lassen sich jetzt in wenigen Stunden abwickeln. Auch die Abstimmungen zwischen den Abteilungen sind einfacher geworden, weil jeder sofort die aktuellen Unterlagen zur Hand hat. Insgesamt hat sich die Transparenz verbessert, Fehlerquellen sind reduziert und die Mitarbeiter haben mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.
Frage: Gab es Bedenken oder Hürden im Unternehmen, bevor Sie auf ein digitales System umgestiegen sind?
Antwort: Natürlich gab es zunächst Vorbehalte – gerade weil wir lange Zeit papierbasiert gearbeitet haben und viele Abläufe eingespielt waren. Manche Kollegen hatten Sorge, dass die Umstellung kompliziert werden könnte. In der Praxis hat sich aber gezeigt, dass Amagno sehr anwenderfreundlich ist. Mit der Unterstützung von Brain-Power konnten wir die Mitarbeiter schnell einarbeiten, sodass die Akzeptanz von Anfang an hoch war.
Frage: Wie hat sich die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater durch Amagno verändert?
Antwort: Die Zusammenarbeit ist heute deutlich effizienter. Wir übergeben unsere Belege über die Schnittstelle xpergo direkt an DATEV – inklusive der Vorkontierung. Damit kann unser Steuerberater sofort weiterarbeiten, ohne dass wir Ordner oder Belege manuell bereitstellen müssen. Das spart Zeit, vermeidet doppelte Arbeitsschritte und sorgt für eine reibungslose Abstimmung.
Frage: Welche Pläne haben Sie für die Zukunft im Bereich der Digitalisierung bei Möbel Willinger?
Antwort: Wir möchten Amagno Schritt für Schritt noch stärker in unsere Unternehmensprozesse integrieren. Denkbar ist zum Beispiel eine Erweiterung in Richtung Personalunterlagen oder die digitale Verwaltung von Projekten. Unser Ziel ist es, langfristig papierfrei zu arbeiten und so noch effizienter zu werden. Die Zusammenarbeit mit Brain-Power gibt uns dabei die Sicherheit, dass wir auch künftige Anforderungen meistern werden.
FAQ: Digitalisierung mit System – Möbel Willinger im Wandel
Häufige Fragen und Antworten
Wie war die Buchhaltung bei Möbel Willinger vor der Digitalisierung organisiert?
Alle Unterlagen befanden sich physisch an einem Ort – Home-Office war unmöglich, Steuerberater-Zusammenarbeit aufwendig. Rechnungen wurden täglich ausgedruckt, wanderten durch Abteilungen und landeten im Kellerarchiv – oft unauffindbar.
Konkrete Probleme:
- Belege mussten manuell zum Steuerberater gebracht werden
- Dokumente waren bei Rückfragen schwer auffindbar
- Fehlerquellen kaum nachvollziehbar (zu viele Hände am Papier)
- Nicht GoBD-konform: Digital eingegangene Dokumente wurden ausgedruckt
Die Arbeitsweise war zeitintensiv, ineffizient und behinderte das Wachstum des Unternehmens über zwei Standorte hinweg.
Wie viele DMS-Systeme hat Möbel Willinger vor der Entscheidung evaluiert?
Oliver Berner hat rund fünf verschiedene Dokumenten-Management-Systeme geprüft. Alle waren solide, aber keines passte optimal – bis er über einen Geschäftskollegen auf Brain-Power und Amagno aufmerksam wurde.
Was bei anderen Systemen fehlte:
- Benutzerfreundlichkeit nicht optimal
- Schnittstellen passten nicht zu den Abläufen
- Flexibilität für individuelle Anforderungen fehlte
Bei Brain-Power und Amagno zeigte sich schnell: Diese Lösung passt sowohl technisch als auch organisatorisch – ein Partner, der Prozesse versteht und keine Standardlösung von der Stange liefert.
Was macht die Zusammenarbeit mit Brain-Power besonders?
Laut Oliver Berner: Die Kombination aus fachlicher Kompetenz und partnerschaftlichem Miteinander. Individuelle Anforderungen werden verstanden, keine Standardlösung – sondern eine Lösung, die wirklich zum Unternehmen passt.
Was Brain-Power auszeichnet:
- Schnelle Reaktionszeiten und klare Kommunikation
- Tiefes technisches Know-how
- Strukturierte und effiziente Einführung
- Langfristige Partnerschaft, nicht nur Projektabschluss
Oliver Berner fasst zusammen: „Wir fühlen uns sowohl fachlich als auch menschlich sehr gut aufgehoben.“
Welche Unternehmensbereiche nutzen heute Amagno bei Möbel Willinger?
Gestartet wurde mit der Buchhaltung (größter Bedarf), heute läuft fast alles über Amagno: Angebote, Aufträge, Hausverwaltung, Lager, Lieferantenverträge, Bestellungen, Reklamationen und Gutschriften – über zwei Standorte hinweg.
Bereiche mit Amagno:
- Buchhaltung (Eingangs-/Ausgangsrechnungen)
- Vertrieb (Angebote, Aufträge)
- Hausverwaltung und Lager-Organisation
- Verträge, Bestellungen, Reklamationen
Der große Vorteil: Sofortige Auffindbarkeit – besonders wenn es hektisch wird. Keine Suchzeiten mehr, strukturiertes Arbeiten auch in stressigen Situationen.
Welche Veränderungen spürt das Team im Arbeitsalltag?
Strukturierter, schneller, transparenter: Dokumente sind sofort auffindbar – im Büro und von unterwegs. Prozesse, die früher Tage dauerten, werden jetzt in Stunden erledigt. Abstimmungen zwischen Abteilungen funktionieren reibungslos.
Konkrete Verbesserungen:
- Sofortige Dokumentenverfügbarkeit (auch mobil)
- Fehlerquellen reduziert durch Nachvollziehbarkeit
- Mehr Zeit für eigentliche Aufgaben statt Suchen
- Bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
Die Transparenz hat sich spürbar verbessert – jeder hat sofort die aktuellen Unterlagen zur Hand.
Gab es Widerstände bei den Mitarbeitern?
Ja, anfangs gab es Vorbehalte – nach Jahren papierbasierter Arbeit verständlich. Doch Amagno ist sehr anwenderfreundlich, und mit Brain-Powers Unterstützung war die Einarbeitung schnell erledigt. Die Akzeptanz war von Anfang an hoch.
Erfolgsfaktoren:
- Intuitive Amagno-Oberfläche
- Praxisnahe Schulungen durch Brain-Power
- Schnelle erste Erfolge (z.B. bei Dokumentensuche)
- Geduldige Beantwortung aller Fragen
Die Erfahrung zeigt: Sobald Mitarbeiter die Zeitersparnis spüren, werden auch Skeptiker zu Fans.
Wie hat sich die Steuerberater-Zusammenarbeit verbessert?
Früher: Manuell Ordner und Belege bereitstellen, oft persönlicher Gang zum Steuerberater. Heute: Automatische Übergabe via xpergo an DATEV – inklusive Vorkontierung. Der Steuerberater kann sofort weiterarbeiten.
Vorteile der Integration:
- Keine manuellen Belegübergaben mehr
- Keine doppelten Arbeitsschritte
- Reibungslose Abstimmung
- Schnellere Monatsabschlüsse
Diese Automatisierung spart Zeit auf beiden Seiten und reduziert Fehler – eine Win-Win-Situation.
Welche Zukunftspläne hat Möbel Willinger für die Digitalisierung? OPTIMIERT_06b_Moebel_Willinger_…
Schritt für Schritt soll Amagno noch stärker integriert werden: Personalunterlagen, digitale Projektverwaltung – das Ziel ist langfristig papierfrei zu arbeiten. Brain-Power bleibt dabei als Partner an der Seite.
Geplante Erweiterungen:
- Digitale Personalakten
- Projektverwaltung
- Weitere Prozessautomatisierungen
- Langfristig: Komplett papierfrei
Oliver Berner: „Die Zusammenarbeit mit Brain-Power gibt uns die Sicherheit, dass wir auch künftige Anforderungen meistern werden.“
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