Die traditionsreiche Rehaklinik HolsingVital in Nordrhein-Westfalen modernisierte ihr Rechnungswesen und ihre Verwaltung von Grund auf. Mit dem Ziel, die Effizienz zu steigern und die Zukunftssicherheit zu gewährleisten, führte die Klinik ein umfassendes digitales Dokumentenmanagement-System ein, das papierbasierte Abläufe endgültig ablöste.

Anforderung: Zentrale Digitalisierung und standortunabhängiger Zugriff

Obwohl HolsingVital bereits digitale Lösungen nutzte, waren die Arbeitsprozesse weiterhin manuell. Die Anforderung war klar: Alle Belege sollten sofort nach Eingang digital erfasst, bearbeitet und revisionssicher archiviert werden. Ein standort- und abteilungsunabhängiger Zugriff auf Dokumente sowie die automatische Überwachung von Zahlungsfristen und eine reibungslose Datenübergabe an DATEV waren die zentralen Ziele.

Umsetzung: Maßgeschneiderte Workflows für effiziente Prozesse

Die Wahl fiel auf die Amagno Business Cloud, ergänzt durch die Schnittstellen xpergo für DATEV und SEPA. Gemeinsam mit Brain-Power entwickelte das Team einen Workflow, der jede eingehende Rechnung automatisch steuert. Die Lösung holt digitale Freigaben ein, erstellt Kontierungsvorschläge und übergibt die Daten an DATEV. Auch die Ausgangsrechnungen wurden integriert, sodass die Buchhaltung sich nun auf die Kontrolle der Zahlungseingänge konzentrieren kann.

  • Rechnungseingang: Automatisierte Steuerung durch die Abteilungen, digitale Freigabe und Übergabe an DATEV.

  • Rechnungsausgang: Automatische Übergabe vom ERP-System an Amagno, Kontierung und Weiterleitung an DATEV.

  • Zusätzliche Workflows: Integration von Prozessen für die Verwaltung von Verträgen, Personalunterlagen, Schriftverkehr und Immobilien.

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Ergebnis: Mehr Effizienz und Zukunftssicherheit

Die digitale Transformation hat bei HolsingVital deutliche Verbesserungen gebracht. Dank der klaren Struktur sind die Prozesse jetzt wesentlich effizienter und transparenter.

  • Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter dank klarer digitaler Arbeitsweise.

  • Reibungslose Vertretungen im Urlaubs- oder Krankheitsfall.

  • Sekundenschnelle Dokumentensuche per Volltextsuche (OCR).

HolsingVital hat eine neue digitale Ära eingeläutet. Die Klinik ist jetzt effizienter, transparenter und für die Zukunft bestens aufgestellt.