Individuelle Automatisierung im Rechnungswesen mit Amagno und xpergo, optimal in ihr Fibusystem integriert.
Die Automatisierung im Rechnungswesen ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Für Klein- und mittelständische Unternehmen ist die Digitalisierung und Automatisierung ihrer Buchhaltungsprozesse jedoch oft eine Herausforderung. Hier kommt die Partnerschaft zwischen Brain-Power und Amagno ins Spiel. Mit der Integration des Dokumentenmanagementsystems (DMS) Amagno und der leistungsstarken Erweiterung durch den xpergo.HUB wird die individuelle Automatisierung im Rechnungswesen für ihr Unternehmen zum Kinderspiel.
An wen richtet sich unser DMS-Consulting im Rechnungswesen?
Unsere Consultants von Brain-Power erarbeiten individuelle Lösungen für DMS Workflows im Rechnungswesen für kleine und mittelständische Unternehmen, die Eingangsrechnungen sowohl per Post als auch per E-Mail erhalten und Ausgangsrechnungen entweder in einem Branchen-ERP-System oder in einer beliebigen Software erstellen. Diese Unternehmen suchen nach einer effizienten Möglichkeit, ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren und zu automatisieren.
Die Lösung: Ein individueller Workflow mit dem All-In-One DMS von Amagno mit der idealen Schnittstellenerweiterung xpergo.HUB
Grundelemente und Funktionalitäten von Amagno und xpergo.HUB
1. Vorbereitende Tätigkeiten im DMS AMAGNO:
- Erfassung und Verarbeitung von Einzel- und Splittbuchungen
- Automatische Kontierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Komfortable Erfassung von Kassenbelegen
- Integration von SQL-Datenbanken für die Synchronisierung von Kreditoren, Sachkonten und Kostenstellen
2. Funktionalitäten des xpergo.HUB DATEV:
- Automatisierte Übergabe von Buchungsdaten an Datev Rechnungswesen
- Duplikatscheck und Prüfung auf korrekte Formate bei der Datenübergabe
- Summencheck für die Überprüfung von Einzelbeträgen
- Automatische Fehlererkennung und Benachrichtigung bei Abweichungen
- Unterstützung bei der Buchungserstellung und -übertragung
- Teamarbeit über Exportfunktionen ohne lokale Installation
3. Funktionalitäten des xpergo.HUB BANK:
- Berechnung von Zahlungszielen und Skontoabzügen
- Überwachung von Fälligkeitsterminen und Erstellung von Zahlungsvorschlägen
- Erstellung von SEPA-Überweisungen mit Übergabe an Ihr Bankprogramm
- Automatischen Zahlungsausgleichsbuchungen (nur in Verbindung mit xpergo.HUB DATEV)
Konkrete Anwendungsbeispiele mit der Schnittstelle DATEV für ihr Unternehmen
Option 1: Ihr Unternehmen bucht
Variante mit DATEV Unternehmen Online (XML):
Im Unternehmen werden die Rechnungen auf Richtigkeit geprüft und freigegeben. Anschließend erfolgt die automatische Übergabe der Belegbilder an DATEV-Unternehmen Online. Dies ermöglicht eine nahtlose Kontierung in DATEV-Rechnungswesen, was besonders für Unternehmen geeignet ist, die bereits mit DATEV arbeiten und eine schnelle und effiziente Lösung für die Buchung ihrer Belege suchen.
Variante mit DATEV Unternehmen Online und DATEV Rechnungswesen (XML):
Hier werden die Rechnungen im Unternehmen geprüft und freigegeben, und gegebenenfalls Kostenstellen und Beträge vorerfasst. Die Kontierung wird dann im DMS vervollständigt, bevor die Belegbilder inklusive Buchungssatz an DATEV Unternehmen Online übergeben werden. Nach Bereitstellung der Buchungssätze erfolgt der Import in DATEV-Rechnungswesen über die Stapelverarbeitung. Diese Variante bietet Unternehmen mehr Kontrolle über ihre Buchhaltungsdaten und ermöglicht eine detaillierte Vorbereitung vor der Übertragung an DATEV.
Variante mit DATEV Rechnungswesen (CSV):
Unternehmen prüfen und genehmigen Rechnungen, erfassen gegebenenfalls Kostenstellen und Beträge, und vervollständigen die Kontierung im DMS. Anschließend werden die Buchungssätze mit Beleglink an DATEV-Rechnungswesen übergeben. Die Buchungsstapel werden dann über die Stapelverarbeitung importiert. Diese Option eignet sich gut für Unternehmen, die eine flexible Lösung suchen und ihre Buchhaltungsdaten direkt in DATEV-Rechnungswesen importieren möchten.
Variante mit DATEV Unternehmen Online und DATEV Rechnungswesen inkl. Zahlung in DATEV Unternehmen Online (XML):
Im Unternehmen werden die Rechnungen auf Richtigkeit geprüft und freigegeben, evtl. Kostenstellen und Beträge vorerfasst. Die Kontierung wird im DMS vervollständigt (automatisch oder/und manuell). Anschließend erfolgt die Übergabe der Belegbilder inkl. Buchungssatz an Datev-Unternehmen Online. Nach Bereitstellung der Buchungssätze erfolgt der Import über die Stapelverarbeitung in DATEV-Rechnungswesen. Die für die Zahlung erforderlichen Daten (Fälligkeitsdatum, IBAN, Skonto %, etc.) werden je Rechnung mit an DATEV Unternehmen Online übergeben.
Option 2: Eine Steuerkanzlei bucht für ihr Unternehmen
Variante mit DATEV Unternehmen Online (XML):
Die Rechnungen werden im Unternehmen geprüft und freigegeben, bevor die Belegbilder automatisch an DATEV Unternehmen Online übergeben werden. Dort erfolgt die Kontierung durch die Steuerkanzlei über die Funktion „Digitale Belege buchen“. Diese Variante bietet eine schnelle und effiziente Möglichkeit für Steuerkanzleien, die Buchhaltung ihrer Mandanten zu verwalten, ohne aufwändige manuelle Prozesse.
Variante mit DATEV Unternehmen Online (inkl. Vorerfassung der Kostenstellen durch das Unternehmen) (XML):
Ähnlich wie bei Variante 1 werden die Belegbilder automatisch an DATEV Unternehmen Online übergeben, jedoch werden Kostenstellen und Beträge bereits im Unternehmen vorerfasst. Dies ermöglicht eine schnellere und genauere Bearbeitung der Buchungsdaten durch die Steuerkanzlei.
Banking:
Die Rechnungen werden im DMS geprüft und freigegeben. Die Fälligkeit zur Zahlung ist somit immer erreicht. Durch die manuelle oder automatische Erstellung von SEPA-Dateien können Unternehmen Zahlungen einfach und schnell importieren und durchführen. Die Möglichkeit des automatischen Zahlungsausgleichs nach Überweisungen sorgt für eine lückenlose Buchführung und minimiert manuelle Eingriffe.
Integration in andere Fibusysteme:
Die Rechnungen werden im DMS geprüft und freigegeben. Die Fälligkeit zur Zahlung ist somit immer erreicht. Durch die manuelle oder automatische Erstellung von SEPA-Dateien können Unternehmen Zahlungen einfach und schnell importieren und durchführen. Die Möglichkeit des automatischen Zahlungsausgleichs nach Überweisungen sorgt für eine lückenlose Buchführung und minimiert manuelle Eingriffe.
Fazit:
Schaffen Sie mit Hilfe des DMS (Dokumentenmanagementsystems) Amagno die perfekte digitale Umgebung für die Bearbeitung von Belegen, inklusiver reibungsloser Kommunikation zu Ihrem Fibusystem.
Sie benötigen dabei einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite?
Unsere erfahrenen Consultants von Brain-Power unterstützen Sie bei der Erstellung Ihres individuellen Workflows im Rechnungswesen und bei der nahtlosen Integration. Unser oberstes Ziel für Ihr Unternehmen ist es, automatisierte Prozesse im Rechnungswesen zu entwickeln, die Zeit sparen, doppelte Tätigkeiten vermeiden und Ihr Unternehmen genau an der Stelle effizienter machen, an der Sie es sich wünschen!
Kontaktieren Sie uns heute noch und wir vereinbaren einen kostenlosen Online-Call, indem wir alle weiteren Schritte besprechen, wie wir Ihren Workflow im Rechnungswesen mit Amagno und xpergo optimieren.
FAQ: Individuelle Automatisierung im Rechnungswesen mit Amagno und xpergo
Häufige Fragen und Antworten
Was genau ist xpergo und wofür wird es benötigt?
xpergo ist eine Middleware-Lösung, die DMS-Systeme wie Amagno nahtlos mit Finanzbuchhaltungen verbindet. Sie überträgt strukturierte Rechnungsdaten und Belegbilder automatisch an DATEV – ohne manuelles Abtippen oder Dateien hin- und herschicken.
Warum xpergo benötigt wird:
- DMS und FIBU sprechen unterschiedliche „Sprachen“
- xpergo übersetzt und überträgt automatisch
- Unterstützt DATEV, Lexware, Addison, Agenda, SAGE u.a.
- Ermöglicht echte Ende-zu-Ende-Automatisierung
Der Ablauf ist simpel: Rechnung im DMS freigeben → xpergo überträgt automatisch → Buchungssatz erscheint in DATEV. Brain-Power zählt zu den führenden xpergo-Spezialisten in Deutschland und hat hunderte Integrationen umgesetzt.
Wie läuft die Datenübertragung von Amagno via xpergo zu DATEV ab?
Hochautomatisiert und medienbruchfrei: Die Rechnung wird erfasst, OCR liest Daten aus, der Workflow durchläuft Prüfung und Freigabe, xpergo holt die Daten ab, konvertiert ins DATEV-Format und überträgt Buchungssatz samt Belegbild.
Der Prozess im Detail:
- Rechnungserfassung: automatischer Import per E-Mail
- OCR: Lieferant, Betrag, Datum werden ausgelesen
- Kontierung: automatisch oder manuell
- Transfer: xpergo übergibt alles an DATEV Unternehmen online
Das spart typischerweise ca. 80% Zeit pro Rechnung. Das Belegbild ist in DATEV direkt mit dem Buchungssatz verknüpft – ideal für Steuerberater und Betriebsprüfungen.
Kann xpergo auch Stammdaten synchronisieren?
Ja. xpergo kann Stammdaten bidirektional synchronisieren: Kreditoren, Sachkonten und Kostenstellen werden automatisch (z.B. aus DATEV nach Amagno) übertragen. So arbeiten Sie immer mit aktuellen Daten – ohne doppelte Pflege.
Vorteile der Synchronisation:
- Keine doppelte Stammdatenpflege nötig
- Konsistenz zwischen DMS und FIBU
- Automatische Kontierungsvorschläge basierend auf Lieferant
- Weniger Fehler durch veraltete Sachkonten
Brain-Power richtet das individuell ein: Häufigkeit (täglich, stündlich), Felder, Richtung. In der Praxis ist DATEV meist das führende System für Stammdaten – Amagno liest mit.
Was kostet die xpergo-Schnittstelle?
Typisch sind ca. 50–150 € pro Monat für die xpergo-Lizenz und einmalig ca. 2.000–5.000 € für die Einrichtung (je nach Komplexität). Bei 50 Rechnungen/Monat amortisiert sich das oft schon im ersten Jahr.
Kostenübersicht:
- Laufende Lizenz: abhängig von Nutzerzahl und Funktionsumfang
- Setup: abhängig von Integrations-Komplexität
- DATEV: ggf. zusätzliche Gebühren (je nach Setup)
ROI-Beispiel: 50 Rechnungen × 10 Minuten = 8,3 Stunden/Monat. Bei 40 € internen Kosten sind das rund 332 € Ersparnis pro Monat. Zusätzlich kann die Integration über INQA-Coaching mit bis zu 80% förderfähig sein.
Kann xpergo auch SEPA-Zahlungsdateien generieren?
Ja. xpergo kann SEPA-Zahlungsdateien automatisch generieren: Amagno überwacht Fälligkeiten, erstellt einen Zahlungslauf-Vorschlag, Sie prüfen und geben frei, xpergo erzeugt die SEPA-XML für Ihr Banking.
Der Zahlungsprozess:
- Automatische Fälligkeitsüberwachung aller Rechnungen
- Zahlungslauf-Vorschlag inkl. Skonto-Hinweisen
- Manuelle Prüfung und Freigabe
- SEPA-Datei wird ans Online-Banking übergeben
Kein manuelles Abtippen von IBANs, keine Zahlendreher. Viele Unternehmen sparen zusätzlich durch bessere Skontonutzung (Fristen werden zuverlässig eingehalten).
Was passiert bei DATEV-Updates – muss xpergo neu konfiguriert werden?
xpergo ist so gebaut, dass es DATEV-Updates in den allermeisten Fällen problemlos mitmacht (oft ohne Anpassung). Der Hersteller pflegt die Kompatibilität aktiv, und Brain-Power überwacht Installationen und informiert bei kritischen Änderungen.
So sind Sie abgesichert:
- Automatische xpergo-Updates in der Cloud
- Tests in Testumgebungen vor Produktiv-Rollout
- Proaktive Info bei relevanten Änderungen
- Support-Vereinbarung deckt notwendige Anpassungen ab
In seltenen Fällen sind Konfigurationsanpassungen nötig – dann kümmern wir uns darum, bevor es im Alltag knallt.
Falls die gesuchte Frage oder Antwort nicht dabei war, zögern Sie bitte nicht, uns direkt zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihr Anliegen zu klären.