
Individuelle Automatisierung im Rechnungswesen mit Amagno und xpergo, optimal in ihr Fibusystem integriert.
Die Automatisierung im Rechnungswesen ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Für Klein- und mittelständische Unternehmen ist die Digitalisierung und Automatisierung ihrer Buchhaltungsprozesse jedoch oft eine Herausforderung. Hier kommt die Partnerschaft zwischen Brain-Power und Amagno ins Spiel. Mit der Integration des Dokumentenmanagementsystems (DMS) Amagno und der leistungsstarken Erweiterung durch den xpergo.HUB wird die individuelle Automatisierung im Rechnungswesen für ihr Unternehmen zum Kinderspiel.

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An wen richtet sich unser DMS-Consulting im Rechnungswesen?
Unsere Consultants von Brain-Power erarbeiten individuelle Lösungen für DMS Workflows im Rechnungswesen für kleine und mittelständische Unternehmen, die Eingangsrechnungen sowohl per Post als auch per E-Mail erhalten und Ausgangsrechnungen entweder in einem Branchen-ERP-System oder in einer beliebigen Software erstellen. Diese Unternehmen suchen nach einer effizienten Möglichkeit, ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren und zu automatisieren.
Die Lösung: Ein individueller Workflow mit dem All-In-One DMS von Amagno mit der idealen Schnittstellenerweiterung xpergo.HUB
Grundelemente und Funktionalitäten von Amagno und xpergo.HUB
1. Vorbereitende Tätigkeiten im DMS AMAGNO:
- Erfassung und Verarbeitung von Einzel- und Splittbuchungen
- Automatische Kontierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Komfortable Erfassung von Kassenbelegen
- Integration von SQL-Datenbanken für die Synchronisierung von Kreditoren, Sachkonten und Kostenstellen
2. Funktionalitäten des xpergo.HUB DATEV:
- Automatisierte Übergabe von Buchungsdaten an Datev Rechnungswesen
- Duplikatscheck und Prüfung auf korrekte Formate bei der Datenübergabe
- Summencheck für die Überprüfung von Einzelbeträgen
- Automatische Fehlererkennung und Benachrichtigung bei Abweichungen
- Unterstützung bei der Buchungserstellung und -übertragung
- Teamarbeit über Exportfunktionen ohne lokale Installation
3. Funktionalitäten des xpergo.HUB BANK:
- Berechnung von Zahlungszielen und Skontoabzügen
- Überwachung von Fälligkeitsterminen und Erstellung von Zahlungsvorschlägen
- Erstellung von SEPA-Überweisungen mit Übergabe an Ihr Bankprogramm
- Automatischen Zahlungsausgleichsbuchungen (nur in Verbindung mit xpergo.HUB DATEV)

Konkrete Anwendungsbeispiele mit der Schnittstelle DATEV für ihr Unternehmen
Option 1: Ihr Unternehmen bucht
Variante mit DATEV Unternehmen Online (XML):
Im Unternehmen werden die Rechnungen auf Richtigkeit geprüft und freigegeben. Anschließend erfolgt die automatische Übergabe der Belegbilder an DATEV-Unternehmen Online. Dies ermöglicht eine nahtlose Kontierung in DATEV-Rechnungswesen, was besonders für Unternehmen geeignet ist, die bereits mit DATEV arbeiten und eine schnelle und effiziente Lösung für die Buchung ihrer Belege suchen.
Variante mit DATEV Unternehmen Online und DATEV Rechnungswesen (XML):
Hier werden die Rechnungen im Unternehmen geprüft und freigegeben, und gegebenenfalls Kostenstellen und Beträge vorerfasst. Die Kontierung wird dann im DMS vervollständigt, bevor die Belegbilder inklusive Buchungssatz an DATEV Unternehmen Online übergeben werden. Nach Bereitstellung der Buchungssätze erfolgt der Import in DATEV-Rechnungswesen über die Stapelverarbeitung. Diese Variante bietet Unternehmen mehr Kontrolle über ihre Buchhaltungsdaten und ermöglicht eine detaillierte Vorbereitung vor der Übertragung an DATEV.
Variante mit DATEV Rechnungswesen (CSV):
Unternehmen prüfen und genehmigen Rechnungen, erfassen gegebenenfalls Kostenstellen und Beträge, und vervollständigen die Kontierung im DMS. Anschließend werden die Buchungssätze mit Beleglink an DATEV-Rechnungswesen übergeben. Die Buchungsstapel werden dann über die Stapelverarbeitung importiert. Diese Option eignet sich gut für Unternehmen, die eine flexible Lösung suchen und ihre Buchhaltungsdaten direkt in DATEV-Rechnungswesen importieren möchten.
Variante mit DATEV Unternehmen Online und DATEV Rechnungswesen inkl. Zahlung in DATEV Unternehmen Online (XML):
Im Unternehmen werden die Rechnungen auf Richtigkeit geprüft und freigegeben, evtl. Kostenstellen und Beträge vorerfasst. Die Kontierung wird im DMS vervollständigt (automatisch oder/und manuell). Anschließend erfolgt die Übergabe der Belegbilder inkl. Buchungssatz an Datev-Unternehmen Online. Nach Bereitstellung der Buchungssätze erfolgt der Import über die Stapelverarbeitung in DATEV-Rechnungswesen. Die für die Zahlung erforderlichen Daten (Fälligkeitsdatum, IBAN, Skonto %, etc.) werden je Rechnung mit an DATEV Unternehmen Online übergeben.
Option 2: Eine Steuerkanzlei bucht für ihr Unternehmen
Variante mit DATEV Unternehmen Online (XML):
Die Rechnungen werden im Unternehmen geprüft und freigegeben, bevor die Belegbilder automatisch an DATEV Unternehmen Online übergeben werden. Dort erfolgt die Kontierung durch die Steuerkanzlei über die Funktion „Digitale Belege buchen“. Diese Variante bietet eine schnelle und effiziente Möglichkeit für Steuerkanzleien, die Buchhaltung ihrer Mandanten zu verwalten, ohne aufwändige manuelle Prozesse.
Variante mit DATEV Unternehmen Online (inkl. Vorerfassung der Kostenstellen durch das Unternehmen) (XML):
Ähnlich wie bei Variante 1 werden die Belegbilder automatisch an DATEV Unternehmen Online übergeben, jedoch werden Kostenstellen und Beträge bereits im Unternehmen vorerfasst. Dies ermöglicht eine schnellere und genauere Bearbeitung der Buchungsdaten durch die Steuerkanzlei.

Banking:
Die Rechnungen werden im DMS geprüft und freigegeben. Die Fälligkeit zur Zahlung ist somit immer erreicht. Durch die manuelle oder automatische Erstellung von SEPA-Dateien können Unternehmen Zahlungen einfach und schnell importieren und durchführen. Die Möglichkeit des automatischen Zahlungsausgleichs nach Überweisungen sorgt für eine lückenlose Buchführung und minimiert manuelle Eingriffe.
Integration in andere Fibusysteme:
Die Rechnungen werden im DMS geprüft und freigegeben. Die Fälligkeit zur Zahlung ist somit immer erreicht. Durch die manuelle oder automatische Erstellung von SEPA-Dateien können Unternehmen Zahlungen einfach und schnell importieren und durchführen. Die Möglichkeit des automatischen Zahlungsausgleichs nach Überweisungen sorgt für eine lückenlose Buchführung und minimiert manuelle Eingriffe.

Fazit:
Schaffen Sie mit Hilfe des DMS (Dokumentenmanagementsystems) Amagno die perfekte digitale Umgebung für die Bearbeitung von Belegen, inklusiver reibungsloser Kommunikation zu Ihrem Fibusystem.
Sie benötigen dabei einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite?
Unsere erfahrenen Consultants von Brain-Power unterstützen Sie bei der Erstellung Ihres individuellen Workflows im Rechnungswesen und bei der nahtlosen Integration. Unser oberstes Ziel für Ihr Unternehmen ist es, automatisierte Prozesse im Rechnungswesen zu entwickeln, die Zeit sparen, doppelte Tätigkeiten vermeiden und Ihr Unternehmen genau an der Stelle effizienter machen, an der Sie es sich wünschen!
Kontaktieren Sie uns heute noch und wir vereinbaren einen kostenlosen Online-Call, indem wir alle weiteren Schritte besprechen, wie wir Ihren Workflow im Rechnungswesen mit Amagno und xpergo optimieren.
Verantwortliche Autorin von diesem Beitrag

Marion Ruhland
Unternehmensleitung, Entwicklung Prozesse, Integration Schnittstellen
Marion Ruhland, Geschäftsführerin der BRAIN-POWER GmbH & Co. KG, bietet Unternehmen praxisorientierte Lösungen zur Unternehmens-Digitalisierung in den Bereichen Prozessentwicklung, Schnittstellenintegration und Anbindung Quell- und Zielsysteme mit Fokus auf Rechnungswesen und Finanzen. Mit fundiertem Wissen im Projektmanagement, Cloud-Management und Enterprise Content Management (ECM) unterstützt sie Unternehmen dabei, Effizienz zu steigern und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.