Für Selbstbucher oder Steuerberater: Effizient arbeiten mit DATEV & DMS
- Sie arbeiten mit DATEV? Dann haben wir etwas für Sie.
Viele kennen es bereits aus dem ERP-System: den DATEV-Export. Mit nur einem Klick erzeugen Sie eine Importdatei für DATEV Rechnungswesen oder übertragen Ihre Buchungen direkt an DATEV Unternehmen Online.
Was bislang nur für Ausgangsrechnungen möglich war, funktioniert jetzt auch mit Ihren Eingangsrechnungen – vollautomatisiert und strukturiert über ein DMS.
Eingangsrechnungen digital strukturieren – mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Mit einer modernen DMS-Software erfassen und organisieren Sie Ihre Eingangsbelege ganzheitlich – inkl. intelligenter Datenvorverarbeitung:
- Betriebsausgaben oder Wareneingang automatisch unterscheiden
- Zuordnung zu Standorten, Niederlassungen oder Filialen
- Kostenstellen aufteilen & Projekte direkt verknüpfen
- Bestellbezug durch ERP-Anbindung prüfen und dokumentieren Flexible Workflows für Genehmigung und Prüfung
- Flexible Workflows für Genehmigung und Prüfung
Alle Infos nur einmal erfassen – kein Doppelerfassen mehr!
Rechnungen durchlaufen Prüf- und Freigabeprozesse. Dabei erfassen Sie oft bereits wertvolle Informationen: Sachkonto, Kreditor, Kostenstelle, Projekt. Diese müssen in der klassischen Buchhaltung nochmals manuell eingegeben werden – das kostet Zeit und führt zu Fehlern.
Mit einem DMS gehört das der Vergangenheit an:
- Prüfer und Freigeber ergänzen die Daten direkt im Belegworkflow
- Die Buchhaltung ergänzt ggf. nur noch fehlende Angaben
- Aus dem geprüften Beleg entsteht ein vollständiger Buchungssatz für DATEV
- Automatisierter Export direkt an DATEV Rechnungswesen oder Unternehmen Online
Immer aktuelle Stammdaten – durch DATEV-Synchronisation
- Sachkonten, Kostenstellen und Kreditorennummern werden direkt mit DATEV synchronisiert
- Sie greifen jederzeit auf die aktuellen Auswahllisten zu – ohne manuelle Pflege
- Wiederkehrende Lieferantenbuchungen können automatisch kontiert werden
- Beim Belegimport ruft das System automatisch den passenden Buchungssatz ab
Ihr Vorteil: Weniger Aufwand, mehr Qualität – für Buchhaltung & Steuerberatung
- Keine doppelte Erfassung von Buchungsinformationen
- Höhere Datenqualität und weniger Nachfragen durch den Steuerberater
- Lückenlose Dokumentation & revisionssichere Archivierung
- Perfekte Vorbereitung für den digitalen Austausch mit DATEV
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Wir zeigen Ihnen live, wie Sie Ihre Rechnungsprozesse mit DMS und DATEV-Export deutlich effizienter gestalten können.
FAQ: Für Selbstbucher oder Steuerberater:
Häufige Fragen und Antworten
Was ist der Unterschied zwischen Selbstbucher und Steuerberater-Modell?
Selbstbucher führen die Finanzbuchhaltung selbst in DATEV – volle Kontrolle, aktuelle Zahlen jederzeit. Beim Steuerberater-Modell prüfen und geben Sie Belege frei, der Steuerberater bucht in seinem DATEV. Beide Modelle funktionieren mit DMS und xpergo.
Die Unterschiede im Überblick:
- Selbstbucher: Eigene DATEV-Lizenz, internes Know-how nötig
- Steuerberater: Weniger interne Expertise, StB trägt Buchhaltungs-Haftung
- DMS-Integration: Bei beiden Modellen automatisierbar
Brain-Power konfiguriert die xpergo-Integration passend zu Ihrem Modell. Die Wahl hängt von Ihrer internen Kapazität, dem gewünschten Controlling-Level und den Kosten ab.
Kann ich vom Steuerberater-Modell auf Selbstbucher wechseln?
Ja, ein Wechsel ist möglich – erfordert aber Planung. Sie benötigen eine eigene DATEV-Lizenz, internes Buchhaltungs-Know-how und die xpergo-Integration muss umkonfiguriert werden. Umgekehrt geht es einfacher.
Bei Wechsel zu Selbstbucher:
- DATEV-Lizenz beschaffen
- Buchhaltungs-Expertise aufbauen oder einstellen
- xpergo auf Ihr DATEV-System umkonfigurieren
- Neue Aufgabenteilung mit Steuerberater vereinbaren
Der Wechsel macht Sinn, wenn Sie stark wachsen und mehr Controlling-Transparenz brauchen. Brain-Power hat beide Wechselrichtungen bereits mehrfach begleitet und berät Sie objektiv, was wirtschaftlich sinnvoll ist.
Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater beim DMS-Einsatz?
Mit DMS und xpergo wird die Zusammenarbeit deutlich effizienter: Belege werden im DMS geprüft und freigegeben, automatisch an DATEV übertragen (inkl. Vorkontierung und Belegbilder). Rückfragen erfolgen digital, Monatsabschlüsse in Tagen statt Wochen.
Der Ablauf mit DMS:
- Sie prüfen und geben Belege im DMS frei
- xpergo überträgt automatisch an Steuerberater-DATEV
- Steuerberater sieht strukturierte Daten und Belegbilder
- Rückfragen direkt im DMS per Kommentarfunktion
Wichtig: Der Steuerberater muss mitspielen. Brain-Power kann vermitteln und dem Steuerberater die Vorteile erklären. Nach dem ersten Monat sind auch skeptische Steuerberater meist begeistert.
Welche Daten werden konkret an DATEV übertragen?
xpergo überträgt alle buchungsrelevanten Daten: Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Beträge (brutto/netto/Steuer), Kontierung, Kostenstelle, Fälligkeit – plus das Belegbild als verknüpftes PDF. Alles konfigurierbar.
Übertragene Pflichtdaten:
- Rechnungsnummer, Datum, Lieferant/Debitor
- Brutto-, Netto-, Steuerbetrag, Steuerschlüssel
- Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger
- Fälligkeitsdatum, Zahlungsbedingungen
Optional können auch Freigabehistorie, Kommentare oder Bestellnummern übertragen werden. Brain-Power richtet das Mapping individuell auf Ihren DATEV-Kontenrahmen und Ihre Buchungsgewohnheiten ein.
Kann der Steuerberater direkt im DMS arbeiten?
Ja, optional. Der Steuerberater kann einen DMS-Zugang mit Leserechten erhalten – für direkte Einsicht in Belege und Rückfragen per Kommentar. In den meisten Fällen reicht aber die xpergo-Integration ohne direkten DMS-Zugang.
Zwei Ansätze:
- Read-Only-Zugang: StB sieht Belege, kann kommentieren
- Mit Freigaberechten: StB kontiert und gibt direkt frei (selten)
Praktische Erwägungen: Zusätzliche Lizenzkosten (20-50€/Monat), Steuerberater muss bereit sein, Ihr System zu nutzen, Haftungsfragen klären. Brain-Power empfiehlt meist die xpergo-Integration ohne direkten Zugang – das reicht für effiziente Zusammenarbeit.
Was passiert bei einem Steuerberaterwechsel?
Mit DMS ist ein Steuerberaterwechsel viel einfacher: Alle Belege sind digital archiviert, xpergo wird einfach auf das DATEV-System des neuen Steuerberaters umkonfiguriert. Nahtloser Übergang ohne Datenverlust – meist in einer Woche erledigt.
Vorteile gegenüber Papierprozess:
- Keine physische Belegübergabe nötig
- Alle Dokumente revisionssicher im DMS verfügbar
- Umkonfiguration der Schnittstelle in 1-2 Tagen
- Optional: Export aller Belege als PDF-Sammlung
Aufwand für Brain-Power: Umprogrammierung auf neues DATEV-Zielsystem. Informieren Sie uns frühzeitig, damit wir die technischen Details mit dem neuen Steuerberater abstimmen können.
Falls die gesuchte Frage oder Antwort nicht dabei war, zögern Sie bitte nicht, uns direkt zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihr Anliegen zu klären.