E-Rechnung 2025: Der Leitfaden für Unternehmer

Die E-Rechnung 2025 steht vor der Tür und bringt viele Unternehmer ins Grübeln. Ab dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese gesetzliche Vorgabe löst oft Unsicherheiten aus: Wie aufwändig ist die Umstellung? Welche technischen Anforderungen müssen erfüllt werden? Und wie wirkt sich das auf die bestehenden Arbeitsabläufe aus? In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen optimal auf die E-Rechnung 2025 vorbereiten und welche Vorteile die Digitalisierung des Rechnungswesens mit sich bringt. Nutzen Sie die Zeit, um rechtzeitig alle notwendigen Schritte zu planen und umzusetzen, und profitieren Sie von effizienteren Prozessen und geringeren Kosten.

Die E-Rechnung: Das erwartet Ihr Unternehmen ab 01.01.2025

Ab dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmen elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, empfangen und verarbeiten können. Die E-Rechnung Implementierung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung. Das Versenden von elektronischen Rechnungen wird ebenfalls ab 2028 Pflicht, bis dahin gelten Übergangsregelungen.

Bis zum 31.12.2026 ist der Versand von Papier- oder PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erlaubt. Diese Zustimmung muss jedoch ab dem 01.01.2025 eingeholt werden.

Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Bereich Business-to-Business (B2B) verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu versenden. Für Unternehmen mit einem niedrigeren Gesamtjahresumsatz gilt auch für 2027 die Option, bei Zustimmung des Empfängers weiterhin Papierrechnungen oder Rechnungen in anderen elektronischen Formaten zu versenden.

Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden, empfangen und verarbeiten können, unabhängig von ihrem Gesamtjahresumsatz.

Häufige Fragen die im Zusammenhang mit der neuen E-Rechnung aufkommen

Warum kommt die E-Rechnung für Unternehmer?

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht eine effiziente und papierlose Abwicklung von Rechnungsprozessen, was nicht nur Zeit und Ressourcen spart, sondern auch zur Umweltfreundlichkeit beiträgt. Unternehmen können mit den akzeptierten Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD, die den europäischen Normen entsprechen, ihre Rechnungen elektronisch erstellen, versenden, empfangen und weiterverarbeiten. Dies fördert die Automatisierung und Digitalisierung des Rechnungswesens und trägt zu einer beschleunigten Verarbeitung sowie einem reduzierten Verwaltungsaufwand bei. Gleichzeitig hat die Regelung zum Ziel, den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Des Weiteren ist die E-Rechnung Implementierung eines elektronischen Meldesystems geplant, welches die Rechnungsdaten direkt an die Finanzverwaltung übermitteln soll.

Was ist eine E-Rechnung genau?

Der Begriff „E-Rechnung“ bezeichnet gemäß den Vorgaben des Gesetzgebers eine Rechnung, die den Normen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Akzeptierte Formate wie ZUGFeRD 2.0 und XRechnung erfüllen diese Standards und sind somit den Anforderungen für E-Rechnungen gerecht. Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Im Vergleich zu herkömmlichen Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen werden die Daten einer E-Rechnung als strukturierte elektronische Daten in einer XML-Datei übermittelt und empfangen.

Was ist der Unterschied von einer E-Rechnung zu Papier- oder PDF-Rechnungen?

Im Gegensatz zu den gängigen Formaten im klassischen Rechnungsworkflow handelt es sich bei E-Rechnungen um XML-Dateien. Es ist entscheidend zu verstehen, dass eine Rechnung im PDF-Format, die möglicherweise per E-Mail versendet wird, nicht als gültige E-Rechnung gilt.

Korrekte E-Rechnung im hybriden Datenformat ZUGFeRD aus PDF und XML

Die Lösung für einen weiterhin idealen Workflow im Rechnungswesen: Automatisch generierte Rechnungsvorschauen in PDF mit ZUGFeRD

Mit dem richtigen DMS-System, wie Amagno, wird die XML-Datei der E-Rechnung automatisch in eine Rechnungsvorschau in die Optik eines PDFs verwandelt. So können Mitarbeiter auch weiterhin die wichtigsten Daten sofort auslesen, da das XML-Format für Mitarbeiter oft schwer lesbar ist. Ein zusätzlich wichtiger Faktor: Stempel und Anmerkungen sind ebenfalls möglich. Maßgeblich bleiben jedoch die Daten in der dahinterliegenden XML-Datei.

Starten Sie jetzt mit der Einführung der E-Rechnung und nutzen Sie alle Vorteile der E-Rechnung für Ihr Unternehmen

Effizientere Arbeitsabläufe: Durch den Einsatz digitaler Rechnungsbelege ermöglicht die E-Rechnung einen medienbruchfreien Prozess vom Empfang über die Prüfung bis zur Verarbeitung in der Finanzbuchführung. Dies führt zu einer Zeitersparnis und minimiert potenzielle Fehlerquellen.
Beschleunigter Freigabeprozess: Selbst bei Beteiligung von Personen aus unterschiedlichen Abteilungen oder Standorten beschleunigt sich der Freigabeprozess von Eingangsrechnungen spürbar. Dadurch kann die Kreditorenbuchhaltung zu einer strategischen Einheit werden, die zu schnelleren Zahlungszyklen beiträgt.
Reduzierter Zeitaufwand: Die E-Rechnung eliminiert fehleranfällige manuelle Dateneingaben, was nicht nur die Qualität der Buchführung verbessert, sondern auch Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten freisetzt.
Niedrigere Kosten: Durch den Wegfall von Kosten für Papier, Kuverts, Druck, Porto sowie für Ordner und Aktenschränke können erhebliche Einsparungen erzielt werden. Modellrechnungen zeigen Einsparungen von bis zu 60 Prozent im Vergleich zu Papierrechnungen.
Mehr Transparenz: Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf die Belege in der Cloud, was eine verbesserte Zusammenarbeit mit der Steuerberatung ermöglicht. Die digitalen Belege erleichtern die Buchführung und den Jahresabschluss, sowohl intern als auch für externe Dienstleister.

Schritt-für-Schritt: Die Einführung der E-Rechnung in Ihr Unternehmen

Analyse und Planung:

Starten Sie mit einer gründlichen Analyse Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse. Identifizieren Sie, welche Anpassungen notwendig sind, um die E-Rechnung effektiv zu implementieren. Legen Sie fest, wer in Ihrem Team die Verantwortung für die Umstellung übernimmt.

Umsetzung des E-Rechnungseingangs (verpflichtend ab 01.01.2025):

Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für alle E-Rechnungen ein. Informieren Sie Ihre Lieferanten/Kunden über die Umstellung und stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme die neuen Formate korrekt verarbeiten können. Das DMS Amagno bietet hierfür eine optimale Lösung. Die Amagno Business Cloud integriert automatisch die Anbindung an E-Mail-Postfächer oder bietet sichere FTP-Zugänge, um Absendern die sichere und nachvollziehbare Übermittlung von E-Rechnungen zu ermöglichen. Somit ist der zum 01.01.2025 verpflichtende Empfang von E-Rechnungen garantiert.

Des Weiteren ermöglicht die automatisierte Rechnungsvorschau Ihren Mitarbeitern einen einfachen Übergang auf die neuen XML-Rechnungsformate im alltäglichen Workflow.

Umsetzung des E-Rechnungsausgangs

Nachdem Sie den Empfang von E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen eingeführt haben, steht nun die Bearbeitung und Ausstellung der E-Rechnungen an. Dabei sind einige wichtige Schritte zu beachten, die Sie vor der eigentlichen technischen Umsetzung vorbereiten sollten:

Überprüfen Sie erneut die E-Mail-Adressen Ihrer Kunden für den Rechnungsempfang und aktualisieren Sie diese gegebenenfalls in Ihren Systemen.
Nutzen Sie eine E-Mail-Vorlage, um Ihre Kunden über die bevorstehende Einführung der E-Rechnung zu informieren und sie entsprechend vorzubereiten.

Mitarbeitende schulen, Prozesse dokumentieren und optimieren

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Systemen und Prozessen. Dokumentieren Sie die neuen Abläufe detailliert, um Compliance sicherzustellen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen zu können.

So unterstützt Brain-Power Ihr Unternehmen bei der Implementierung der E-Rechnung

Brain-Power sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten kann (verpflichtend) und Ihre eigenen Rechnungen im akzeptierten E-Rechnungsformat (XML) an Ihre Geschäftskunden versendet werden.

Der Rechnungsworkflow wird individuell an die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen angepasst, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten.

Alle zuständigen Mitarbeiter werden umfassend geschult, sodass sie die neuen E-Rechnungsprozesse korrekt durchführen und anwenden können. Hierfür bietet Brain-Power verschiedene Schulungspakete an, aus denen Sie das passende für Ihre Mitarbeiter auswählen können.

Auch nach dem Go-Live stehen Ihnen die Experten von Brain-Power weiterhin zur Seite. Ihr persönlicher Ansprechpartner begleitet Sie durch den gesamten Übergangsprozess und sorgt für eine reibungslose Implementierung.

Verantwortliche Autorin von diesem Beitrag

Marion Ruhland

Unternehmensleitung, Entwicklung Prozesse, Integration Schnittstellen

Marion Ruhland, Geschäftsführerin der BRAIN-POWER GmbH & Co. KG, bietet Unternehmen praxisorientierte Lösungen zur Unternehmens-Digitalisierung in den Bereichen Prozessentwicklung, Schnittstellenintegration und Anbindung Quell- und Zielsysteme mit Fokus auf Rechnungswesen und Finanzen. Mit fundiertem Wissen im Projektmanagement, Cloud-Management und Enterprise Content Management (ECM) unterstützt sie Unternehmen dabei, Effizienz zu steigern und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.