💡 Ist Ihre Magnetisierung bereit für die E-Rechnung?
Seit 01.01.2025 gilt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Amagno erfüllt diese Vorgabe. Aber Achtung: Beim ZUGFeRD-Format kann das optische PDF von den XML-Daten abweichen. Maßgeblich für das Finanzamt ist immer der elektronische Datensatz. Fehler im XML gefährden schlimmstenfalls den Vorsteuerabzug.
Hier ein Auszug aus der GoBD:
Bei hybriden Rechnungsformaten (z. B. ZUGFeRD) enthält das Dokument sowohl eine bildliche Darstellung (PDF) als auch einen strukturierten Datensatz (XML).
Gemäß den GoBD (BMF-Schreiben vom 14.07.2025, Rz. 118 ff.) gilt:
Der strukturierte Teil (XML-Datensatz) ist das führende Rechnungsdokument.
Weichen PDF und XML voneinander ab, sind die Angaben des XML maßgeblich.
Das PDF dient ausschließlich der Visualisierung und wird nur dann zusätzlich aufbewahrt, wenn es steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, die im XML fehlen (Anmerkung Brain-Power: Dies betrifft X-Rechnungen).
⚡ Smart Move: Magnetisierung richtig ausrichten
1. XML-Daten als Grundlage nutzen
In den Basisdokumentdaten finden Sie “Dokumentart (Code)”. Diese Codes verwenden Sie für den Dokumenttyp in der Magnetisierung. Welcher Code welchen Dokumenttyp bezeichnet, finden Sie am Ende dieses Blogs.
2. Eigene Profile für E-Rechnungen anlegen
Theoretisch reicht ein Magnetisierungs-Profil für alle E-Rechnungen. Prüfen Sie vorab, ob alle derzeit abgefragten Merkmale als XML-Daten angeboten werden. Ist das nicht der Fall, gibt es verschiedene Möglichkeiten, künftig E-Rechnungen zu magnetisieren. Dies erfordert evtl. auch Anpassungen in Ihrem Workflow, damit E-Rechnungen weiterhin den gewohnten Ablauf im Workflow gehen.
3. Bestehende Profile überarbeiten
Überlegen Sie, ob ein Löschen aller Magnetisierungsprofile erforderlich ist, damit E-Rechnungen auch über die E-Rechnungsprofile magnetisiert werden. Profile, die über Jahre die Rechnung als optische PDF verarbeitet haben, lassen sich evtl. nicht in den Hintergrund drängen. Wenn ein Lieferant bisher seine Rechnungen als optisches PDF versendet hat und nun die XML-Daten für das ZUGFeRD-Format ergänzt, besteht die Möglichkeit, dass AMAGNO weiterhin das optische PDF magnetisiert. Dies könnte zu GoBD-Abweichungen
4. XML und PDF gemeinsam speichern
Bei X-Rechnungen sollten immer XML- und PDF-Datei gemeinsam im DMS gespeichert werden.
So ist jederzeit nachvollziehbar, dass beide zusammengehören (die PDF-Datei als Rechnungsanhang speichern, damit kein Duplikatsproblem erkannt wird).
5. Pflichtfeldprüfungen in Amagno nutzen
Nutzen Sie Pflichtfeldprüfungen in Amagno. So stellen Sie sicher, dass unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen sofort erkannt werden.
6. Workflows an XML-Werte koppeln
Binden Sie Ihre Workflows an zentrale XML-Werte wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant.
So prüfen Sie automatisch steuerlich relevante Daten – nicht nur die optische Darstellung.
7. §14 UStG beachten
Nehmen Sie alle Pflichtangaben nach §14 UStG (z. B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsempfänger) in die Magnetisierung oder den Eingangsstempel auf.
Am Ende des Beitrags finden Sie eine vollständige Übersicht der Pflichtangaben.
📌 Fazit: GoBD-konforme E-Rechnungsverarbeitung in der Praxis
So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen GoBD-konform verarbeitet werden – und minimieren steuerliche Risiken. Gleichzeitig schaffen Sie klare Prozesse, weniger manuellen Prüfaufwand und mehr Transparenz in der Rechnungsverarbeitung.
Mit der XML-basierten Magnetisierung nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung:
⚖️ Rechtssicherheit – GoBD-konforme Verarbeitung und Einhaltung von §14 UStG
🔄 Automatisierte Prozesse – weniger manueller Prüfaufwand, schnellere Freigaben
🔍 Transparenz – jederzeit nachvollziehbare Datenflüsse und revisionssichere Ablage
✅ Fehlerreduzierung – Pflichtfeldprüfungen erkennen unvollständige Rechnungen sofort
⏱️ Zeitgewinn – beschleunigte Workflows und effiziente Abläufe
🏛️ Stabile Basis – solide Grundlage für die weitere Digitalisierung der Finanzprozesse
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📑 Codes und Pflichtangaben für die E-Rechnung
Die wichtigsten Dokumenttypen-Codes nach EN 16931 (für ZUGFeRD/XRechnung) sind:
Diese Codes sind im E-Rechnungsstandard festgelegt und werden für die Magnetisierung des Dokumenttyps benötigt:
| Code | Bedeutung (deutsch) | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| 380 | Handelsrechnung | Standard-Rechnung |
| 381 | Gutschrift | Korrektur einer Rechnung |
| 382 | Belastungsanzeige | Nachbelastung ohne neue Leistung |
| 383 | Korrigierte Rechnung | Berichtigte Version einer Rechnung |
| 384 | Anzahlungsrechnung | Teilrechnung vor Leistungserbringung |
| 386 | Proforma-Rechnung | Ohne Zahlungsaufforderung, z. B. für Zoll |
| 389 | Gutschrift (§14 Abs. 2 UStG) | Rechnungsausstellung durch den Leistungsempfänger |
| 751 | Stornorechnung | Aufhebung einer vorigen Rechnung |
2. Wichtige Zahlungs-Codes
Die gängigsten Zahlungsarten im Rahmen der E-Rechnung:
| Code | Beschreibung |
|---|---|
| 30 | Credit transfer – allgemeiner Code für Überweisung (auch international, Fremdwährung) |
| 31 | Debit transfer – allgemeine Lastschrift (auch international) |
| 58 | SEPA credit transfer – SEPA-Überweisung (nur EUR, nur SEPA-Länder) |
| 59 | SEPA direct debit – SEPA-Lastschrift |
3. Pflichtangaben nach §14 UStG (Auszug)
Folgende Angaben müssen in einer ordnungsgemäßen Rechnung enthalten sein:
-
🏢 Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmens
-
🔑 Steuer-Nummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmens
-
📅 Rechnungsdatum
-
🧾 Rechnungsnummer
-
🚚 Lieferdatum oder Leistungszeitraum
-
📦 Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
-
💶 Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
-
📊 Angewendete Steuersätze und Hinweis auf Steuerbefreiung
-
💡 Vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto)
(Alle Angaben ohne Gewähr auf Vollständigkeit)
FAQ: E-Rechnung + ZUGFeRD richtig verstehen und Magnetisierung anpassen.
Häufige Fragen und Antworten
Warum ist bei ZUGFeRD die XML-Datei maßgeblich und nicht das PDF?
Laut GoBD gilt bei hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD: Der strukturierte XML-Teil ist das rechtlich maßgebliche Dokument. Das PDF dient nur der Visualisierung. Bei Abweichungen zwischen PDF und XML sind die XML-Angaben bindend.
Das bedeutet konkret:
- Steht im PDF „1.000 €“, aber im XML „1.100 €“, gilt 1.100 €
- Fehler im XML gefährden den Vorsteuerabzug
- Ihr DMS muss die XML-Daten auslesen und validieren
- Das PDF „nur anschauen“ reicht nicht mehr
Brain-Power konfiguriert Ihr DMS so, dass automatisch die XML-Daten geprüft, Pflichtfelder validiert und Unstimmigkeiten sofort erkannt werden. So sind Sie rechtssicher unterwegs.
Was bedeutet "Magnetisierung" bei E-Rechnungen?
Magnetisierung bezeichnet das automatische Auslesen von Daten aus Dokumenten. Bei E-Rechnungen geht es um das strukturierte Auslesen der eingebetteten XML-Daten – präziser als OCR, weil die Daten bereits strukturiert vorliegen.
Der Prozess umfasst:
- XML-Parsing: Strukturierte Daten werden extrahiert
- Feldmapping: XML-Felder werden auf DMS-Felder gemappt
- Validierung: Pflichtfelder werden auf Vollständigkeit geprüft
- Datenübernahme: Werte fließen in Workflow/Eingabemaske
Allerdings müssen bestehende Magnetisierungsprofile angepasst werden: Statt optische PDF-Bereiche zu erkennen, werden jetzt XML-Pfade nach EN 16931-Standard ausgelesen.
Muss ich bestehende Magnetisierungsprofile ändern?
Ja, in den meisten Fällen müssen Profile angepasst oder ergänzt werden. Alte Profile, die PDFs per OCR verarbeiten, können E-Rechnungen meist nicht korrekt auslesen. Sie brauchen separate oder erweiterte Profile für XML-Daten.
Ihre Optionen:
- Separate E-Rechnungs-Profile für ZUGFeRD/XRechnung erstellen
- Bestehende Profile zu Hybrid-Profilen erweitern
- Alte Profile ggf. löschen, damit neue greifen
Ein häufiges Problem: Wenn ein Lieferant von PDF auf ZUGFeRD umstellt, könnte Amagno weiterhin das PDF magnetisieren statt die XML-Daten.
Brain-Power prüft Ihre Profile, identifiziert Konflikte und konfiguriert die Magnetisierung optimal.
Welche Pflichtfelder muss ich bei E-Rechnungen prüfen?
Nach §14 UStG müssen E-Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten. Ihr DMS sollte automatisch prüfen: Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Empfänger, Steuernummer/USt-IdNr., Leistungsbeschreibung, Beträge und Steuersätze.
Die wichtigsten Pflichtfelder (EN 16931):
- BT-1: Rechnungsnummer | BT-2: Ausstellungsdatum
- BT-27: Lieferant | BT-44: Empfänger
- BT-106/110: Entgelt nach Steuersätzen
- BT-117/119: Steuerbetrag und Steuersatz
Brain-Power richtet Pflichtfeldprüfungen in Amagno ein: Fehlt ein Feld oder ist es falsch formatiert, wird die Rechnung automatisch zur manuellen Prüfung geleitet – bevor sie den Vorsteuerabzug gefährdet.
Wie gehe ich mit XRechnungen um, die nur XML ohne PDF enthalten?
XRechnungen enthalten oft nur XML ohne menschenlesbare PDF-Ansicht. Lösung: Ihr DMS generiert automatisch eine PDF-Visualisierung aus der XML-Datei. Beide werden zusammen archiviert – XML als Hauptdokument, PDF zur Ansicht.
Empfohlene Vorgehensweise:
- Automatische PDF-Generierung aus XML aktivieren
- Klare Kennzeichnung als „XRechnung“ im DMS
- XML revisionssicher als Hauptdokument speichern
- PDF nur als Ansichts-Anhang behandeln
So erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen und bieten Ihren Mitarbeitern gleichzeitig eine praktikable Arbeitsweise – niemand muss XML-Code lesen können.
Wie binde ich E-Rechnungs-Daten in meine Workflows ein?
Die wahre Stärke von E-Rechnungen: Strukturierte XML-Daten können Workflows automatisieren. Nutzen Sie sie für automatische Kontierungsvorschläge, Betragsvalidierung, Fälligkeitsberechnung, Routing und Duplikatserkennung.
Automatisierungs-Möglichkeiten:
- Kontierungsvorschläge basierend auf Lieferant (BT-27)
- Mathematische Validierung: Brutto = Netto + Steuer
- Fälligkeitsdatum (BT-9) für Skonto-Optimierung nutzen
- Duplikatserkennung über Rechnungsnummer (BT-1)
So automatisieren Sie nicht nur die Erfassung, sondern den gesamten Rechnungsprozess. Die DATEV-Übergabe erfolgt direkt aus den XML-Werten – ohne manuelle Erfassung oder Tippfehler.
Falls die gesuchte Frage oder Antwort nicht dabei war, zögern Sie bitte nicht, uns direkt zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihr Anliegen zu klären.