E-Rechnungspflicht 2025: Das ultimative Q&A für Unternehmen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt eine bedeutende Veränderung für Unternehmen in Deutschland dar. Um Ihnen einen umfassenden Überblick zu geben, haben wir die wichtigsten Fragen zu diesem Thema in einem Q&A-Format zusammengefasst. Von den Grundlagen über die technischen Anforderungen bis hin zu rechtlichen Konsequenzen – hier finden Sie alles, was Sie über die E-Rechnungspflicht wissen müssen.
18 Fragen zur E-Rechnungspflicht 2025, auf die Sie eine Antwort wissen sollten:
Grundlagen der E-Rechnungspflicht:
Technische Anforderungen und Implementierung:
- Welche gültigen E-Rechnungsformate gibt es?
- Wie implementiere ich die E-Rechnung in meinem Unternehmen?
- Welche Anforderungen muss mein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die E-Rechungspflicht erfüllen?
- Welche Schritte muss ich für den Empfang (E-Rechnungseingang) befolgen?
- Welche Schritte muss ich für den Versand (E-Rechnungsausgang) befolgen?
- Wie lange dauert die Umstellung auf die E-Rechnung?
Schulung und Anpassung der Arbeitsabläufe:
Rechtliche Aspekte und Folgen der Nicht-Einhaltung:
- Welche rechtlichen Konsequenzen drohen, wenn wir die E-Rechnungspflicht nicht erfüllen?
- Könnte mein Unternehmen bei Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht Geldbußen riskieren?
- Wie wirkt sich die Nicht-Implementierung der E-Rechnung auf unsere Geschäftspartner aus?
- Welche Probleme könnten bei einer Steuerprüfung auftreten, wenn wir keine E-Rechnungen verwenden?
Vorteile der E-Rechnung und Unterstützung durch Brain-Power:
Grundlagen der E-Rechnungspflicht:
Was ist die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht ist eine gesetzliche Regelung, die ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen für Beträge über 250 Euro nach dem EU-Standard EN 16931 zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Dies betrifft den B2B-Bereich, also Geschäfte zwischen Unternehmen.
Welche Fristen müssen Unternehmen beachten?
- Ab 01.01.2025: Pflicht zum Empfang und zur Weiterverarbeitung von E-Rechnungen für Beträge über 250 Euro im B2B-Bereich.
- Ab 01.01.2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen, empfangen und verarbeiten.
- Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen ausschließlich E-Rechnungen nutzen; andere Formate wie Papier- oder PDF-Rechnungen sind nicht mehr zulässig.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die den Normen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt und ermöglicht eine automatische Verarbeitung. Gängige Formate wie ZUGFeRD 2.0 und XRechnung erfüllen diese Standards.
Warum ist eine PDF keine E-Rechnung?
Ein PDF-Dokument, das per E-Mail verschickt wird, erfüllt nicht die Anforderungen einer E-Rechnung gemäß der E-Rechnungspflicht 2025. Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten Format vorliegen, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen. PDF-Rechnungen gelten daher nicht als gesetzeskonforme E-Rechnungen.
Technische Anforderungen und Implementierung:
Welche gültigen E-Rechnungsformate gibt es?
- ZUGFeRD 2.0: Ein hybrides Datenformat, das sowohl einen Sichtbeleg als auch eine eingebettete XML-Datei für die elektronische Weiterverarbeitung enthält.
- XRechnung: Ein Datenaustauschstandard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G), der maschinell lesbar ist, aber keinen Sichtbeleg enthält.
Wie implementiere ich die E-Rechnung in meinem Unternehmen?
Die Implementierung der E-Rechnung erfordert Anpassungen in Ihren Rechnungsprozessen und IT-Systemen. Wählen Sie ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das die Erstellung, den Versand, den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützt.
Welche Anforderungen muss mein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die E-Rechungspflicht erfüllen?
- Kompatibilität mit E-Rechnungsformaten: Das DMS muss E-Rechnungen im XML-Format erstellen und verarbeiten können.
- Automatisierte Verarbeitung: Ihr DMS sollte die Fähigkeit haben, E-Rechnungen automatisch zu empfangen, zu validieren und weiterzuverarbeiten.
- Sicherer Versand und Empfang: Das System muss E-Rechnungen sicher und verschlüsselt versenden und empfangen können.
- Workflow-Management: Ein integriertes Workflow-Management ist essentiell, um den gesamten Rechnungsprozess zu automatisieren.
- Revisionssichere Archivierung: Die E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden.
Welche Schritte muss ich für den Empfang (E-Rechnungseingang) befolgen?
Um den E-Rechnungseingang vorzubereiten:
- Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang ein.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) E-Rechnungen korrekt verarbeiten kann.
- Passen Sie Ihre internen Workflows an und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden entsprechend.
Welche Schritte muss ich für den Empfang (E-Rechnungseingang) befolgen?
Um den E-Rechnungseingang vorzubereiten:
- Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang ein.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) E-Rechnungen korrekt verarbeiten kann.
- Passen Sie Ihre internen Workflows an und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden entsprechend.
Welche Schritte muss ich für den Versand (E-Rechnungsausgang) befolgen?
Für den Versand von E-Rechnungen sollten Sie:
- Überprüfen, ob Ihre Geschäftspartner E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Die Kundendaten, insbesondere die E-Mail-Adressen, aktualisieren.
- Sicherstellen, dass Ihre Rechnungen im richtigen Format erstellt und versendet werden.
Wie lange dauert die Umstellung auf die E-Rechnung?
Die Dauer der Umstellung hängt von der Größe Ihres Unternehmens und der vorhandenen IT-Infrastruktur ab. Es ist ratsam, frühzeitig mit der Planung zu beginnen, um ausreichend Zeit für Anpassungen und Schulungen zu haben.
Schulung und Anpassung der Arbeitsabläufe:
Wie schule ich meine Mitarbeitenden im Umgang mit E-Rechnungen?
Um Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit E-Rechnungen zu schulen, empfehlen wir spezielle Trainingsprogramme. Brain-Power bietet verschiedene Schulungspakete an, die individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Durch diese Schulungen stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder die neuen Prozesse der E-Rechnungspflicht sicher anwenden können.
Wie dokumentiere ich die neuen Arbeitsabläufe?
Die Dokumentation der neuen Arbeitsabläufe ist entscheidend, um Compliance sicherzustellen. Verwenden Sie dazu geeignete Dokumentations-Tools und führen Sie Schulungen durch, um Ihre Mitarbeitenden mit den neuen Abläufen vertraut zu machen. Eine detaillierte Dokumentation hilft nicht nur bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, sondern auch bei der regelmäßigen Überprüfung und Optimierung der Prozesse im Zusammenhang mit E-Rechnungen.
Rechtliche Aspekte und Folgen der Nicht-Einhaltung:
Welche rechtlichen Konsequenzen drohen, wenn wir die E-Rechnungspflicht nicht erfüllen?
Unternehmen, die die E-Rechnungspflicht nicht einhalten, riskieren Geldbußen und rechtliche Schritte. Außerdem könnten Rechnungen, die nicht in einem gesetzeskonformen Format übermittelt werden, von Geschäftspartnern oder Finanzbehörden nicht anerkannt werden.
Könnte mein Unternehmen bei Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht Geldbußen riskieren?
Ja, Unternehmen, die die E-Rechnungspflicht nicht einhalten, können Geldbußen oder Strafen riskieren. Die Höhe der Geldbußen hängt von der Schwere des Verstoßes ab. Daher ist es wichtig, sich frühzeitig mit der Umstellung auf die E-Rechnung auseinanderzusetzen und die notwendigen Maßnahmen rechtzeitig zu ergreifen.
Wie wirkt sich die Nicht-Implementierung der E-Rechnung auf unsere Geschäftspartner aus?
Wenn Ihr Unternehmen die E-Rechnung nicht implementiert, könnten Ihre Geschäftspartner die von Ihnen ausgestellten Rechnungen nicht akzeptieren. Dies kann zu Zahlungsverzögerungen, Konflikten und möglicherweise zur Beendigung von Geschäftsbeziehungen führen, was die langfristige Zusammenarbeit erheblich beeinträchtigen könnte.
Welche Probleme könnten bei einer Steuerprüfung auftreten, wenn wir keine E-Rechnungen verwenden?
Fehlende E-Rechnungen können bei einer Steuerprüfung zu erheblichen Problemen führen. Die Finanzbehörden könnten Ihre Rechnungen nicht anerkennen, was zu Nachzahlungen und Bußgeldern führen kann. Darüber hinaus könnte Ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß eingestuft werden, was zusätzliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen könnte.
Vorteile der E-Rechnung und Unterstützung durch Brain-Power:
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
- Effizientere Arbeitsabläufe: Medienbruchfreie Prozesse vom Empfang bis zur Verarbeitung in der Finanzbuchführung.
- Beschleunigter Freigabeprozess: Schnellere Freigabe von Rechnungen.
- Reduzierter Zeitaufwand: Keine fehleranfälligen manuellen Dateneingaben mehr.
- Niedrigere Kosten: Einsparungen bei Papier, Druck und Porto.
- Mehr Transparenz: Jederzeitiger Zugriff auf Belege in der Cloud.
Wie unterstützt Brain-Power bei der Implementierung der E-Rechnung?
Brain-Power sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten kann (verpflichtend) und Ihre eigenen Rechnungen im akzeptierten E-Rechnungsformat (XML) an Ihre Geschäftskunden versendet werden.
- Angepasste Workflows: Der Rechnungsworkflow wird individuell an die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen angepasst, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten.
- Optimale Schulungen: Alle zuständigen Mitarbeiter werden umfassend geschult, sodass sie die neuen E-Rechnungsprozesse korrekt durchführen und anwenden können. Hierfür bietet Brain-Power verschiedene Schulungspakete an, aus denen Sie das passende für Ihre Mitarbeiter auswählen können.
- Kontinuierliche Unterstützung: Auch nach dem Go-Live stehen Ihnen die Experten von Brain-Power weiterhin zur Seite. Ihr persönlicher Ansprechpartner begleitet Sie durch den gesamten Übergangsprozess und sorgt für eine reibungslose Implementierung.
Jetzt kostenlosen Rückruf von unseren Consultants anfordern und die Umstellung auf E-Rechnungen stressfrei meistern
Fazit:
Die E-Rechnungspflicht 2025 erfordert eine rechtzeitige Vorbereitung und Umstellung Ihrer Unternehmensprozesse. Brain-Power steht Ihnen als erfahrener Partner zur Seite, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 vollständig compliant ist. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie bei der Implementierung unterstützen können.
Verantwortliche Autorin von diesem Beitrag
Marion Ruhland
Unternehmensleitung, Entwicklung Prozesse, Integration Schnittstellen
Marion Ruhland, Geschäftsführerin der BRAIN-POWER GmbH & Co. KG, bietet Unternehmen praxisorientierte Lösungen zur Unternehmens-Digitalisierung in den Bereichen Prozessentwicklung, Schnittstellenintegration und Anbindung Quell- und Zielsysteme mit Fokus auf Rechnungswesen und Finanzen. Mit fundiertem Wissen im Projektmanagement, Cloud-Management und Enterprise Content Management (ECM) unterstützt sie Unternehmen dabei, Effizienz zu steigern und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.
