Die traditionsreiche Rehaklinik HolsingVital in Nordrhein-Westfalen modernisierte ihr Rechnungswesen und ihre Verwaltung von Grund auf. Mit dem Ziel, die Effizienz zu steigern und die Zukunftssicherheit zu gewährleisten, führte die Klinik ein umfassendes digitales Dokumentenmanagement-System ein, das papierbasierte Abläufe endgültig ablöste.
Anforderung: Zentrale Digitalisierung und standortunabhängiger Zugriff
Obwohl HolsingVital bereits digitale Lösungen nutzte, waren die Arbeitsprozesse weiterhin manuell. Die Anforderung war klar: Alle Belege sollten sofort nach Eingang digital erfasst, bearbeitet und revisionssicher archiviert werden. Ein standort- und abteilungsunabhängiger Zugriff auf Dokumente sowie die automatische Überwachung von Zahlungsfristen und eine reibungslose Datenübergabe an DATEV waren die zentralen Ziele.
Umsetzung: Maßgeschneiderte Workflows für effiziente Prozesse
Die Wahl fiel auf die Amagno Business Cloud, ergänzt durch die Schnittstellen xpergo für DATEV und SEPA. Gemeinsam mit Brain-Power entwickelte das Team einen Workflow, der jede eingehende Rechnung automatisch steuert. Die Lösung holt digitale Freigaben ein, erstellt Kontierungsvorschläge und übergibt die Daten an DATEV. Auch die Ausgangsrechnungen wurden integriert, sodass die Buchhaltung sich nun auf die Kontrolle der Zahlungseingänge konzentrieren kann.
Rechnungseingang: Automatisierte Steuerung durch die Abteilungen, digitale Freigabe und Übergabe an DATEV.
Rechnungsausgang: Automatische Übergabe vom ERP-System an Amagno, Kontierung und Weiterleitung an DATEV.
Zusätzliche Workflows: Integration von Prozessen für die Verwaltung von Verträgen, Personalunterlagen, Schriftverkehr und Immobilien.
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Ergebnis: Mehr Effizienz und Zukunftssicherheit
Die digitale Transformation hat bei HolsingVital deutliche Verbesserungen gebracht. Dank der klaren Struktur sind die Prozesse jetzt wesentlich effizienter und transparenter.
Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter dank klarer digitaler Arbeitsweise.
Reibungslose Vertretungen im Urlaubs- oder Krankheitsfall.
Sekundenschnelle Dokumentensuche per Volltextsuche (OCR).
HolsingVital hat eine neue digitale Ära eingeläutet. Die Klinik ist jetzt effizienter, transparenter und für die Zukunft bestens aufgestellt.
FAQ: HolsingVital – Digitalisierung im Gesundheitswesen
Häufige Fragen und Antworten
Welche spezifischen Herausforderungen hatte HolsingVital als Rehaklinik?
Als Rehaklinik hat HolsingVital besondere Anforderungen: Verschiedene Kostenträger (Krankenkassen, Rentenversicherung, Privatpatienten), strikte Compliance im Gesundheitswesen und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Medizin und Pflege.
Branchenspezifische Herausforderungen:
- Hochkomplexes Rechnungswesen mit unterschiedlichen Abrechnungszyklen
- Besondere Aufbewahrungsfristen und Dokumentationspflichten
- Schnelle Reaktionszeiten bei Rückfragen von Kostenträgern nötig
- Standort- und abteilungsübergreifende Prozesse
Obwohl HolsingVital bereits digitale Lösungen nutzte, waren die Arbeitsprozesse weitgehend manuell. Das Ziel: Alle Belege sofort nach Eingang digital erfassen, bearbeiten und revisionssicher archivieren.
Warum entschied sich HolsingVital für Amagno Business Cloud?
HolsingVital wählte Amagno Business Cloud mit xpergo-DATEV-Schnittstelle wegen der hohen Datensicherheit (ISO 27001, DSGVO-konform), der flexiblen Workflows für komplexe Freigabeprozesse und der deutschen Datenhaltung – essentiell im Gesundheitswesen.
Entscheidungskriterien:
- Cloud-Lösung ohne lokale Server-Infrastruktur
- Höchste Sicherheitsstandards für sensible Patientendaten
- GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung
- Intuitive Bedienung auch für nicht-IT-affine Mitarbeiter
Brain-Power hatte zudem bereits Erfahrung mit Gesundheitseinrichtungen und kannte die spezifischen Anforderungen der Branche. Das gab HolsingVital die Sicherheit, den richtigen Partner gewählt zu haben.
Wie funktioniert der automatisierte Rechnungseingang?
Rechnungen treffen per E-Mail oder Scan ein, werden automatisch importiert und per OCR ausgelesen. Je nach Lieferant und Abteilung erfolgt automatisches Routing an die zuständigen Prüfer. Nach Freigabe übergibt xpergo alles an DATEV.
Der Workflow im Detail:
- OCR erkennt Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer, Fälligkeit
- Mehrere Prüfinstanzen können parallel oder sequenziell freigeben
- System schlägt automatisch Sachkonten vor
- SEPA-Dateien werden bei Fälligkeit automatisch generiert
Dieser Workflow spart enorm viel Zeit und stellt sicher, dass keine Rechnung verloren geht oder vergessen wird. Die Buchhaltung behält jederzeit den Überblick über alle offenen Vorgänge.
Wurden auch Ausgangsrechnungen digitalisiert?
Ja, auch Ausgangsrechnungen wurden automatisiert. Patientenabrechnungen werden im Kliniksystem erstellt, automatisch an Amagno übertragen, revisionssicher archiviert und kontiert. Die Überwachung der Zahlungseingänge erfolgt ebenfalls im System.
Funktionen bei Ausgangsrechnungen:
- Automatische Übergabe vom ERP/Kliniksystem
- Revisionssichere Archivierung für Kostenträger-Rückfragen
- Tracking offener und bezahlter Rechnungen
- Mahnwesen-Integration bei überfälligen Forderungen
Die Buchhaltung kann sich jetzt auf die Kontrolle der Zahlungseingänge konzentrieren – strategisch wertvoll statt rein operativ. Das spart Zeit und erhöht die Liquiditätstransparenz.
Welche weiteren Dokumente wurden digitalisiert?
Neben Rechnungen wurden bei HolsingVital auch Verträge, Personalakten, Korrespondenz mit Kostenträgern und interne Dokumente digitalisiert. Ein zentrales DMS für alle Dokumententypen schafft Übersicht und beschleunigt Prozesse.
Digitalisierte Bereiche:
- Lieferanten- und Dienstleisterverträge
- Personalakten und HR-Dokumente
- Schriftverkehr mit Krankenkassen und Rentenversicherung
- Interne Protokolle und Genehmigungen
Die sekundenschnelle Dokumentensuche ist besonders wertvoll bei Rückfragen von Kostenträgern oder Wirtschaftsprüfern. Vertretungsregelungen funktionieren reibungslos, da alle Berechtigten auf dieselben Dokumente zugreifen können.
Welche Compliance-Anforderungen erfüllt die Lösung?
Amagno erfüllt alle relevanten Compliance-Anforderungen: GoBD-konforme Archivierung, DSGVO-Konformität, ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren und revisionssichere Langzeitarchivierung für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Erfüllte Standards:
- 10-jährige revisionssichere Archivierung
- Nachvollziehbare Änderungshistorie (Audit Trail)
- Rollenbasierte Zugriffsrechte für sensible Daten
- Deutsche Datenhaltung in zertifizierten Rechenzentren
Gerade im Gesundheitswesen mit besonderen Datenschutzanforderungen ist diese Compliance-Sicherheit unverzichtbar. Bei Betriebsprüfungen oder Anfragen von Kostenträgern sind alle Dokumente sofort verfügbar und nachweisbar vollständig.
Was empfiehlt HolsingVital anderen Gesundheitseinrichtungen?
Die wichtigsten Learnings: Einen Partner mit Branchenerfahrung wählen, alle Abteilungen (Verwaltung, Medizin, Pflege) einbinden und die besonderen Compliance-Anforderungen von Anfang an berücksichtigen. Der ROI zeigt sich schnell.
Empfehlungen für Kliniken und Praxen:
- Datenschutz und Compliance als Auswahlkriterium priorisieren
- Workflows abteilungsübergreifend denken
- Mitarbeiter früh einbinden und schulen
- Schrittweise starten, dann erweitern
Brain-Power kennt die spezifischen Anforderungen im Gesundheitswesen und hat bereits mehrere Kliniken und Praxen erfolgreich digitalisiert. Die Investition amortisiert sich durch Zeitersparnis und bessere Prozessqualität schnell.
Falls die gesuchte Frage oder Antwort nicht dabei war, zögern Sie bitte nicht, uns direkt zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihr Anliegen zu klären.
