Das Münchner Möbelhaus Möbel Willinger hat seine Verwaltung erfolgreich digitalisiert. Der Wandel begann mit der Automatisierung der Eingangsrechnungen und wurde mit der Umstellung der Kundenaufträge und der Vertragsverwaltung fortgesetzt.
Das Resultat: Dank digitaler Prozesse konnte das traditionsreiche Familienunternehmen die Effizienz steigern, die Transparenz erhöhen und die internen Abläufe optimieren. So ist es für die Geschäftsführung einfacher, den Überblick zu behalten und das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Ausgangssituation und Anforderung
Das traditionsreiche Möbelhaus Möbel Willinger im Herzen von München-Haidhausen stand vor einer typischen Herausforderung vieler mittelständischer Unternehmen: Die Verwaltung war papierlastig, zeitintensiv und wenig transparent. Der Wunsch war klar formuliert – es sollte eine vollständig digitale Lösung her, die die tägliche Arbeit effizienter macht, Transparenz in die Prozesse bringt und langfristig die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sichert.
Umsetzung – Schritt für Schritt zur Digitalisierung
Schritt 1: Digitalisierung der Eingangsrechnungen
Der Weg in die digitale Welt begann mit der Eingangsrechnungsverarbeitung. Eine besondere Herausforderung war die Abgrenzung der Rechnungen, die über den Möbelverband EMV abgewickelt wurden. Ein intelligenter Workflow automatisierte die Verarbeitung, Prüfung und Vorbereitung der Zahlungen, inklusive Vorkontierung und Übergabe an DATEV. Nach der Bearbeitung wurden alle Rechnungen gesetzeskonform für zehn Jahre digital archiviert.
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Schritt 2: Digitalisierung der Kundenaufträge
Im nächsten Schritt wurden die Kundenaufträge digitalisiert. Von der Angebotserstellung über Bestellungen bis zum Controlling – alle Prozesse wurden in digitale Workflows überführt. Das beschleunigte nicht nur den Vertrieb, sondern verbesserte auch die Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erheblich.
Weitere Projekte: Vertrags- und Immobilienverwaltung
Im nächsten Schritt wurden die Kundenaufträge digitalisiert. Von der Angebotserstellung über Bestellungen bis zum Controlling – alle Prozesse wurden in digitale Workflows überführt. Das beschleunigte nicht nur den Vertrieb, sondern verbesserte auch die Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erheblich.
Fazit – spürbare Effizienz und volle Transparenz
Die konsequente Digitalisierung bei Möbel Willinger hat sich in vielen Bereichen ausgezahlt. Routineaufgaben wurden automatisiert, was wertvolle Zeit spart. Jeder Arbeitsschritt ist nun protokolliert und nachvollziehbar, und dank der Volltextsuche sind Dokumente in Sekundenschnelle auffindbar.
Schnelle Einarbeitung für neue Mitarbeiter: Sie profitieren von einer klaren und strukturierten Arbeitsumgebung.
Volle Kontrolle für die Geschäftsführung: Inhaber Oliver Berner hat jederzeit per Knopfdruck den Überblick über alle Zahlen und Prozesse.
Diese Erfolgsgeschichte zeigt: Tradition und Digitalisierung können Hand in Hand gehen. Das Unternehmen gewinnt durch den Wandel an Effizienz, Flexibilität und Zukunftsfähigkeit, ohne seine Bodenständigkeit zu verlieren.
FAQ: Möbel Willinger – Digitalisierung im Möbelhaus
Häufige Fragen und Antworten
Welche Herausforderungen hatte Möbel Willinger vor der Digitalisierung?
Die papierbasierte Buchhaltung machte standortunabhängiges Arbeiten unmöglich. Alle Unterlagen befanden sich physisch an einem Ort – Home-Office, Steuerberater-Zusammenarbeit und die Verwaltung über zwei Standorte waren extrem aufwendig.
Konkrete Probleme:
- Belege mussten manuell übergeben werden
- Keine Transparenz über Bearbeitungsstatus
- Dokumente schwer auffindbar bei Rückfragen
- Wachstum des Unternehmens wurde behindert
Besonders problematisch war die fehlende Übersicht: Niemand konnte auf einen Blick sehen, welche Rechnungen bereits bearbeitet waren oder welche Zahlungen noch ausstanden. Diese Situation war langfristig nicht tragbar.
Warum hat sich Möbel Willinger für Amagno und Brain-Power entschieden?
Nach Evaluation von fünf DMS-Systemen überzeugte die Kombination aus Amagno und Brain-Power durch maßgeschneiderte Workflows, tiefes technisches Know-how und partnerschaftliche Kommunikation – keine Standardlösung von der Stange.
Was den Ausschlag gab:
- Individuelle Anforderungen wurden verstanden
- Schnelle Reaktionszeiten und klare Kommunikation
- Brain-Power hörte zu und stellte die richtigen Fragen
- Empfehlung durch befreundeten Geschäftskollegen
Geschäftsführer Oliver Berner schätzte besonders die partnerschaftliche Herangehensweise: Brain-Power entwickelte eine Lösung, die wirklich zu den Abläufen im Möbelhaus passte – nicht umgekehrt.
Wie lief die Implementierung konkret ab?
Die Einführung erfolgte schrittweise: Start mit Eingangsrechnungen (größter Bedarf), dann sukzessive Ausweitung auf Angebote, Aufträge, Hausverwaltung und Lager. Dieser iterative Ansatz störte den laufenden Betrieb nicht.
Vorteile des Phasen-Modells:
- Mitarbeiter gewöhnten sich schrittweise ans System
- Learnings flossen in nächste Phasen ein
- Spezial-Workflow für EMV-Rechnungen entwickelt
- Keine „Big Bang“-Umstellung nötig
Eine Besonderheit waren die Rechnungen des Möbelverbands EMV, die separat behandelt werden mussten. Brain-Power entwickelte hierfür einen spezifischen Workflow. Heute ist Amagno die zentrale Plattform für alle dokumentenbasierten Prozesse.
Welche konkreten Verbesserungen brachte die Digitalisierung?
Geschäftsführer Oliver Berner bestätigt: Schnellere Abläufe, weniger Fehler, volle Transparenz und zufriedenere Mitarbeiter. Dokumente werden sekundenschnell gefunden, Home-Office ist problemlos möglich.
Messbare Erfolge:
- Effizienzsteigerung bei Rechnungsbearbeitung und Suche
- Standortübergreifende Zusammenarbeit funktioniert reibungslos
- Automatische DATEV-Übergabe via xpergo
- Keine verlorenen Belege mehr
Die Mitarbeiter schätzen besonders die Zeitersparnis in stressigen Situationen: Statt mühsam in Ordnern zu suchen, sind Dokumente sekundenschnell auffindbar. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater läuft jetzt automatisch über die DATEV-Schnittstelle.
Gab es Widerstände der Mitarbeiter?
Ja, anfangs gab es Vorbehalte – nach Jahren papierbasierter Arbeit verständlich. Doch durch praxisnahe Schulungen mit echten Beispielen und die intuitive Amagno-Oberfläche war die Akzeptanz schnell da.
Erfolgsfaktoren bei der Einführung:
- Brain-Power beantwortete alle Fragen geduldig
- Schnelle Erfolge wurden sichtbar (z.B. Dokumentensuche)
- Schulungen mit echten Beispielen aus dem Möbelhaus
- Das System hilft spürbar im Alltag
Die Erfahrung zeigt: Sobald die ersten Erfolge sichtbar werden – schnellere Freigaben, weniger Suchzeiten – werden auch Skeptiker zu überzeugten Nutzern. Heute möchte niemand mehr zu den alten Papier-Ordnern zurück.
Wie verbesserte sich die Steuerberater-Zusammenarbeit?
Früher: Manuelle Belegübergabe, oft persönlicher Gang zum Steuerberater. Heute: Vollautomatische Übertragung via xpergo – Belege werden nach Freigabe automatisch kontiert und mit Belegbild an DATEV übergeben.
Vorteile der Integration:
- Keine doppelten Arbeitsschritte mehr
- Steuerberater erhält strukturierte, vollständige Daten
- Schnellere Monatsabschlüsse
- Minimale Rückfragen
Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler. Der Steuerberater kann effizienter arbeiten und die Abstimmung läuft reibungslos – eine Win-Win-Situation für beide Seiten.
Was empfiehlt Möbel Willinger anderen Unternehmen?
Oliver Berner rät: Nicht zu lange zögern, mit dem größten Schmerzpunkt starten, den richtigen Partner wählen und schrittweise vorgehen. Der Aufwand lohnt sich – viele Arbeitsschritte laufen heute schneller und fehlerfreier.
Die wichtigsten Learnings:
- Mitarbeiter von Anfang an mitnehmen
- Langfristig denken – Investition zahlt sich über Jahre aus
- Partner wie Brain-Power, der zuhört, ist Gold wert
- Schrittweise vorgehen statt alles auf einmal
Brain-Power steht Möbel Willinger auch nach der initialen Implementierung als Partner zur Seite – für Optimierungen, neue Anforderungen und technischen Support. Diese langfristige Partnerschaft ist einer der Schlüssel zum anhaltenden Erfolg.
Falls die gesuchte Frage oder Antwort nicht dabei war, zögern Sie bitte nicht, uns direkt zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihr Anliegen zu klären.
