Das Münchner Möbelhaus Möbel Willinger hat seine Verwaltung erfolgreich digitalisiert. Der Wandel begann mit der Automatisierung der Eingangsrechnungen und wurde mit der Umstellung der Kundenaufträge und der Vertragsverwaltung fortgesetzt.
Das Resultat: Dank digitaler Prozesse konnte das traditionsreiche Familienunternehmen die Effizienz steigern, die Transparenz erhöhen und die internen Abläufe optimieren. So ist es für die Geschäftsführung einfacher, den Überblick zu behalten und das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Ausgangssituation und Anforderung
Das traditionsreiche Möbelhaus Möbel Willinger im Herzen von München-Haidhausen stand vor einer typischen Herausforderung vieler mittelständischer Unternehmen: Die Verwaltung war papierlastig, zeitintensiv und wenig transparent. Der Wunsch war klar formuliert – es sollte eine vollständig digitale Lösung her, die die tägliche Arbeit effizienter macht, Transparenz in die Prozesse bringt und langfristig die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sichert.
Umsetzung – Schritt für Schritt zur Digitalisierung
Schritt 1: Digitalisierung der Eingangsrechnungen
Der Weg in die digitale Welt begann mit der Eingangsrechnungsverarbeitung. Eine besondere Herausforderung war die Abgrenzung der Rechnungen, die über den Möbelverband EMV abgewickelt wurden. Ein intelligenter Workflow automatisierte die Verarbeitung, Prüfung und Vorbereitung der Zahlungen, inklusive Vorkontierung und Übergabe an DATEV. Nach der Bearbeitung wurden alle Rechnungen gesetzeskonform für zehn Jahre digital archiviert.
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Schritt 2: Digitalisierung der Kundenaufträge
Im nächsten Schritt wurden die Kundenaufträge digitalisiert. Von der Angebotserstellung über Bestellungen bis zum Controlling – alle Prozesse wurden in digitale Workflows überführt. Das beschleunigte nicht nur den Vertrieb, sondern verbesserte auch die Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erheblich.
Weitere Projekte: Vertrags- und Immobilienverwaltung
Im nächsten Schritt wurden die Kundenaufträge digitalisiert. Von der Angebotserstellung über Bestellungen bis zum Controlling – alle Prozesse wurden in digitale Workflows überführt. Das beschleunigte nicht nur den Vertrieb, sondern verbesserte auch die Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erheblich.
Fazit – spürbare Effizienz und volle Transparenz
Die konsequente Digitalisierung bei Möbel Willinger hat sich in vielen Bereichen ausgezahlt. Routineaufgaben wurden automatisiert, was wertvolle Zeit spart. Jeder Arbeitsschritt ist nun protokolliert und nachvollziehbar, und dank der Volltextsuche sind Dokumente in Sekundenschnelle auffindbar.
Schnelle Einarbeitung für neue Mitarbeiter: Sie profitieren von einer klaren und strukturierten Arbeitsumgebung.
Volle Kontrolle für die Geschäftsführung: Inhaber Oliver Berner hat jederzeit per Knopfdruck den Überblick über alle Zahlen und Prozesse.
Diese Erfolgsgeschichte zeigt: Tradition und Digitalisierung können Hand in Hand gehen. Das Unternehmen gewinnt durch den Wandel an Effizienz, Flexibilität und Zukunftsfähigkeit, ohne seine Bodenständigkeit zu verlieren.
