Seltra, ein erfolgreicher Natursteinhändler, hat seine Verwaltung mithilfe der Amagno Business Cloud vollständig digitalisiert. Das Unternehmen löste sich von papierbasierten Abläufen und implementierte maßgeschneiderte Workflows, die das gesamte Rechnungswesen über alle Filialen hinweg optimieren
Anforderung: Zentrale Digitalisierung für alle Filialen
Seltra, ein seit über 25 Jahren erfolgreicher Anbieter im Natursteinhandel, stand vor einer großen Herausforderung: Die Digitalisierung des gesamten Rechnungswesens über alle Filialen hinweg. Das zentrale Ziel war es, manuelle Abläufe zu minimieren und eine nahtlose, medienbruchfreie Übertragung der Daten an die Finanzbuchhaltung in der Zentrale sicherzustellen. Um dieses Vorhaben zu realisieren, entschied sich Seltra für eine Partnerschaft mit Brain-Power und die Implementierung der Amagno Business Cloud.
Umsetzung: Maßgeschneiderte Workflows für effiziente Prozesse
Gemeinsam mit einem zentralen Projektteam entwickelte Seltra praxisnahe Workflows, die filialübergreifend zum Einsatz kommen. Diese intelligenten Prozesse decken die gesamte Rechnungsverarbeitung ab und sind nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integriert.
ERP-Anbindung: Bestelldaten werden automatisch aus dem ERP-System übernommen und mit den Rechnungsbeträgen abgeglichen. Bei Abweichungen wird eine manuelle Prüfung ausgelöst.
DATEV-Export: Freigegebene Belege werden mehrmals täglich über eine Schnittstelle an DATEV Unternehmen online übertragen.
Automatischer Zahlungsvermerk: Nach der Zahlung ergänzt das DMS das Zahlungsdatum automatisch und aktualisiert den Rechnungsstatus.
Sichere Zugriffskontrolle: Rollenbasierte Rechte sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter nur auf die für ihn relevanten Dokumente zugreifen kann.
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Ergebnis: Messbare Erfolge und klare Vorteile
Die konsequente Digitalisierung bei Seltra hat sich schnell ausgezahlt und spürbare Verbesserungen gebracht. Die automatisierte und transparente Verarbeitung der Dokumente spart nicht nur Zeit, sondern hat auch direkte finanzielle Vorteile.
80 % weniger Rückfragen dank zentraler Dokumentenablage.
Schneller Rechnungsimport über eine zentrale E-Mail-Adresse.
Volle Transparenz über den Bearbeitungsstatus in der Buchhaltung.
Effiziente Skontonutzung mit Einsparungen im fünfstelligen Bereich.
Die Zusammenarbeit mit Brain-Power hat Seltra nicht nur bei der Digitalisierung der Rechnungsprozesse geholfen, sondern auch die gesamte Arbeitsweise effizienter und transparenter gestaltet. Die Workflows sind maßgeschneidert und intuitiv nutzbar, was allen Mitarbeitern die tägliche Arbeit erleichtert.
FAQ: Seltra Natursteinhandel GmbH – Digitalisierung für 5 Filialen im Einzelhandel
Häufige Fragen und Antworten
Warum war die Digitalisierung für Seltra mit 5 Filialen besonders herausfordernd?
Jede der 5 Filialen hatte eigene Prozesse. Die Zentrale musste alle Rechnungen konsolidieren – manuelle, papierbasierte Abläufe führten zu Verzögerungen, Medienbrüchen und fehlender Transparenz über den Bearbeitungsstatus.
Kernprobleme vor der Digitalisierung:
- Rückfragen zwischen Filialen und Zentrale zeitaufwendig
- Kein Überblick, welche Rechnungen wo im Prozess stecken
- Skontofristen wurden regelmäßig verpasst
- Standortübergreifendes Arbeiten kaum möglich
Für ein Unternehmen dieser Größe war eine Cloud-Lösung ideal: Alle Standorte arbeiten im selben System mit einheitlichen Workflows, aber flexibel genug für filialspezifische Besonderheiten.
Wie wurde die filialübergreifende Zusammenarbeit organisiert?
Ein zentrales Projektteam mit Vertretern aller Filialen entwickelte gemeinsam praxisnahe Workflows. So wurden Best Practices kombiniert und „Champions“ in jeder Filiale geschaffen, die ihre Kollegen schulten.
Erfolgsfaktoren:
- Alle Standorte von Anfang an eingebunden
- Standardisierte, aber flexibel konfigurierbare Workflows
- Amagno Business Cloud als zentrale Lösung
- Keine separaten Insellösungen pro Filiale
Dieser kollaborative Ansatz sorgte für hohe Akzeptanz: Die Mitarbeiter fühlten sich gehört und konnten ihre Praxiserfahrung einbringen. Das Ergebnis war ein System, das wirklich zu den Abläufen passt.
Welche Automatisierungen wurden implementiert?
Seltra nutzt ERP-Anbindung für automatischen Bestellabgleich, OCR-Erkennung aller Rechnungsdaten, automatisches Workflow-Routing und SEPA-Generierung. Die DATEV-Integration erfolgt vollautomatisch nach Freigabe.
Automatisierte Funktionen:
- Rechnungsbetrag wird mit Bestellsumme abgeglichen
- Fälligkeitsberechnung und Skonto-Überwachung
- Routing nach Lieferant, Betragshöhe oder Filiale
- Kontierung und DATEV-Übergabe ohne manuelle Schritte
Diese Automatisierungen reduzieren manuelle Arbeit drastisch und minimieren Fehler. Bei Abweichungen zwischen Rechnung und Bestellung wird der Beleg automatisch zur manuellen Prüfung geleitet.
Welche konkreten Ergebnisse hat Seltra erreicht?
Anke Thumm (Leiterin Rechnungswesen) bestätigt: 80% weniger Rückfragen, volle Transparenz über Bearbeitungsstatus und fünfstellige Einsparungen durch konsequente Skontonutzung. Die Software passt perfekt zu den Abläufen.
Messbare Erfolge:
- Schneller Rechnungsimport über zentrale E-Mail-Adresse
- Jeder sieht, wo sich eine Rechnung im Workflow befindet
- Automatische Fälligkeitsüberwachung für Skonto
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Die Buchhaltung kann sich jetzt auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren statt auf Sucharbeit. Anke Thumm fasst zusammen: „Der Aufwand hat sich gelohnt – viele Arbeitsschritte laufen heute schneller und fehlerfreier.“
Wie läuft der digitale Rechnungseingang heute ab?
Alle Lieferanten senden Rechnungen an eine zentrale E-Mail-Adresse. Amagno importiert automatisch, liest per OCR alle Daten aus, gleicht mit dem ERP ab und routet zur Prüfung. Nach Freigabe erfolgt die DATEV-Übergabe automatisch.
Der Prozess im Überblick:
- Automatischer Import aus E-Mail-Postfach
- OCR erkennt Lieferant, Betrag, Datum, Rechnungsnummer
- Prüfer erhalten Benachrichtigung, Freigabe per Klick
- SEPA-Zahlung wird bei Fälligkeit automatisch generiert
Dieser Prozess dauert statt Tagen nur noch Stunden. Keine Rechnung geht mehr verloren oder wird vergessen – das System behält alles im Blick.
War die Umstellung aufwendig?
Anke Thumm gibt zu: Der Aufwand war größer als gedacht – aber er hat sich definitiv gelohnt. Herausforderungen waren Prozessanalyse, Change Management, technische Integration und Schulung aller 5 Standorte.
Überwindbare Hürden:
- Prozesse mussten detailliert dokumentiert werden
- Stammdaten (Lieferanten, Sachkonten) bereinigen
- Mitarbeiter ans neue System heranführen
- Schrittweise Einführung: erst Pilotfiliale, dann Rest
Brain-Power begleitete den gesamten Prozess eng und half, Hürden zu überwinden. Wichtig war die schrittweise Einführung – erst nach erfolgreicher Testphase wurden die weiteren Standorte angebunden.
Was empfiehlt Seltra anderen Filialisten?
Nicht vor dem Aufwand zurückschrecken, alle Standorte einbinden, mit einer Pilotfiliale starten und auf einen erfahrenen Partner setzen. Die ERP-Integration von Anfang an mitdenken – das spart enorm viel Zeit.
Die wichtigsten Learnings:
- Zentrales Projektteam mit Vertretern aller Filialen bilden
- Genug Zeit für Schulungen einplanen
- Quick Wins früh kommunizieren, um Skeptiker zu überzeugen
- Erfahrenen Partner wie Brain-Power einbinden
Anke Thumm: „Wir sind sehr froh, dass wir den Schritt gegangen sind.“ Die Effizienzgewinne überwiegen den initialen Aufwand bei Weitem – und das System wächst mit dem Unternehmen mit.
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